Planen oder nicht planen sind 2 verschiedene Ansätze, wie man fast alles in seinem Leben angeht.
Option 1: Du planst die Sachen vorher und hast dann eine genaue Vorstellung was du nacheinander machen willst.
Option 2: Du planst nichts und fängst einfach an. Mal schauen, was passiert.
Die meisten Leute verwenden eine Mischung aus beiden Ansätzen. Für manche Dinge den einen, für andere den anderen.
Das ergibt auch Sinn. Beide Ansätze haben unterschiedliche Vor- und Nachteile und eignen sich also für verschiedene Situationen unterschiedlich gut.
Planen oder nicht planen?
Beginnen wir in typischer Form mit der Variante, die ich weniger gut mag:
nicht planen
Nicht planen ist die Standardkonfiguration. Solange man sich nicht entscheidet, ob man jetzt planen will oder nicht, hat man automatisch nicht geplant.
Dementsprechend kommt das auch am häufigsten vor. Die meisten Menschen leben ihren Tag einfach völlig planlos und planen nur zwischendurch mal kleine Dinge.
Vorteile
Natürlich hat dieser Ansatz auch Vorteile. Ansonsten würde man sich schließlich immer dazu überwinden einen Plan zu erstellen.
Zum Beispiel hat man dann mehr Freiheit:
Man kann sich einfach spontan für die Dinge entscheiden, die man als nächstes machen will. Dann hat man auch gleich mehr Spaß bei den Dingen die man macht, und erledigt sie schneller und besser.
Außerdem fällt natürlich der Planungsaufwand weg. Kein Zeitverlust, weil man nachdenken muss. (Juchhu, 5min mehr zum vertrödeln :P)
Nachteile
Solange man aber dieses zusätzliche Bisschen Freiheit nicht braucht, ist es eher ungünstig nicht zu planen:
Zum Beispiel kommt man nicht mit maximaler Effizienz voran. Man hat immer wieder zwischendurch Zeiträume, in denen man sich noch nicht entschieden hat, was man jetzt als nächstes macht.
Dann vergisst man natürlich auch wichtige Dinge. Unser Gedächtnis ist einfach wie ein Sieb, sobald es um Sachen geht, die noch nicht wirklich mit dem bereits bekannten Wissen verknüpft sind. (Deswegen sollte man auch alles sofort aufschreiben.)
Und schließlich lässt man sich natürlich auch leicht ablenken. Man hat ja keinen Plan an den man sich halten muss. Was spricht also dagegen jetzt erst mal das hier zu machen? Nichts außer, dass dann natürlich die ursprüngliche Sache vernachlässigt wird.
Das waren jetzt nur mal ein paar Gründe. Aber man kann gleich eine Gemeinsamkeit erkennen: Sobald es darum geht Dinge zu erledigen ist es ziemlich kritisch nicht zu planen.
Anwendungsbereiche
Diese Strategie wendet man also (hoffentlich) nur an, wenn man gerade nichts bestimmtes erreichen muss. Wenn man einfach nur seine Zeit verbringen will. Sei es mit Freunden oder alleine, kann man einfach irgendwas machen, auf das man gerade Lust hat. Solange man Lust hat. Niemanden interessiert es, was genau. Du musst schließlich nichts erreichen.
Sobald du aber irgendetwas erledigen willst, ist eine andere Strategie angebracht:
vorher planen
Anstatt einfach anzufangen und mal zu schauen, was passiert, macht man sich hier einen Plan, was man noch alles erledigen will. Dann hat man auch eine reelle Chance es tatsächlich zu schaffen:
Vorteile
Diese Vorteile entsprechen ziemlich genau den Nachteilen vom nicht-Planen.
Sie entstehen daraus, dass man sich vorher genau überlegt, was man alles macht und in welcher Reihenfolge. Optional kann man das dann auch noch mit Uhrzeiten versehen, ist aber nicht immer nötig.
Zum Beispiel sorgt ein enger Zeitplan, den man aber einhalten kann, für maximale Effizienz. Es ist schließlich keine Zeit zum Vertrödeln eingeplant. Du bist jetzt erst mal mit den anderen Dingen beschäftigt.
Außerdem kannst du so auch nichts wieder vergessen. Alles, das du beim Erstellen des Planes mit einbaust, wird dann auch erledigt.
Und schließlich hast du einfach keine Zeit, um dich ablenken zu lassen. Dann würdest du ja dem Zeitplan hinterherhinken. Und das ist kein tolles Gefühl. Das vermeidet man lieber, indem man sich auf die wichtigen Dinge konzentriert.
Nachteile
Hier haben sich gerade auch schon ein paar Nachteile angedeutet:
Was passiert, sobald etwas dazwischen kommt? Vielleicht kann man auch einfach noch nicht realistisch abschätzen, wie lange man für verschiedene Dinge braucht. Jedenfalls ist der tatsächliche Ablauf nicht so geplant.
Und schon ist es fast wieder so, als ob man überhaupt nicht geplant hat. Bis auf die Tatsache, dass man eine Liste der Dinge hat, die man noch erledigen will und ein schlechtes Gefühl, weil man es nicht schnell genug schafft.
Sobald der Plan einmal fest ist, darfst du ihn halt nicht wieder abändern. Das erfordert Zeitaufwand und der ist nicht im Plan eingeplant, oder? Du kannst also nichts noch einfügen, das dir noch eingefallen ist, oder etwas abändern, das anders vielleicht besser wäre.
Und schließlich noch der schon mehrmals erwähnte Zeitaufwand. Es dauert einfach kurz etwas zu planen und wenn es dann eh nicht klappt, hat man da dann irgendwie keine Lust drauf.
Bevor ich ein paar der Lösungen vorschlage, die sich hier auch schon angedeutet haben, erst mal noch die Anwendungsbereiche dieses Ansatzes:
Anwendungsbereiche
Diese Strategie lässt sich immer anwenden, wenn du ein paar Dinge zu erledigen hast, und gut einschätzen kannst, wie lange du für sie brauchst. (Oder du lässt die Zeitdauer im Plan weg.)
Sobald der Zeitraum aber zu lange wird, kann es leicht passieren, dass doch noch eine Sache dazwischen kommt, die man einfach nicht eingeplant hat.
Und außerdem ist es natürlich auch so, dass niemand seine Freizeit plant. Da will man doch nichts erreichen, außer ein bisschen Entspannung.
Das Problem
Im Vorhinein planen ist zwar ein besserer Ansatz als überhaupt nicht zu planen, aber auch dabei gibt es natürlich Probleme.
Wie schon bei den Nachteilen angedeutet, kann man einfach keinen hundertprozentig funktionierenden Plan erstellen. Es kann immer etwas dazwischen kommen oder länger dauern. Und schon stimmte die Realität nicht mehr mit dem Plan überein.
Das dadurch entstehende schlechte Gefühl schreckt viele dann davon ab, sich überhaupt die Mühe zu machen einen Plan zu erstellen. Die Vorteile, wie eine höhere Effizienz werden davon nämlich einfach verdeckt.
Man braucht also einen Weg, wie man die Freiheit vom nicht-Planen mit den Vorteilen des Planens verbindet.
währenddessen planen
Der Trick besteht darin, nicht alles im Vorhinein zu planen. Natürlich wird es immer feste Termine geben, die man einhalten muss, aber den Rest kann man flexibel gestalten.
Anstatt alles minutiös einzuplanen erstellt man sich einzelne Bausteine, die man immer mal zwischendurch einschieben kann, wenn gerade nichts anderes ansteht. Manchmal bietet es sich natürlich trotzdem an eine Reihenfolge festzulegen, aber das ist nicht immer nötig.
Und den Rest entscheidet man dann währenddessen:
Umdisponieren
Vielleicht kommt etwas dazwischen, das du jetzt auch noch erledigen willst. Vielleicht hast du aber auch einfach mal 5min Zeit deinen Plan zu überdenken.
Solche 5min Wartezeiten kommen immer wieder mal vor. Zum Beispiel, wenn man irgendwohin läuft/fährt, oder eigentlich generell, sobald man irgendetwas auf Autopilot ausführt.
Wenn man also den Plan überarbeiten will oder kann, sollte man das gerne tun. Es ist aber wichtig, dass man dabei noch bestimmte Dinge beachtet.
Wenn du einen Termin hast, kannst du den natürlich nur ungern verschieben. Dann musst du die Aufgabe halt delegieren oder danach machen.
Verabredungen oder generell Sachen, wo auch andere Leute mitmachen, sind ähnlich zu behandeln. Diese Leute wollen ja auch ihren Tag planen und wenn du nicht verlässlich bist, sondern wiederholt absagst, weil (vielleicht auch unwichtige) Dinge dazwischen gekommen sind, die du dann gleich machen willst, dann stellst du eine unnötige Belastung dar.
Versuche also an den Verabredungen mit anderen Leuten nicht mehr so viel zu rütteln. Nur die Zeit, die du nur für dich eingeplant hast, kannst du völlig frei verschieben. Beziehungsweise halt die Sachen, die du allein erledigen willst.
Außerdem kann man kleine Dinge, die einem einfallen, fast immer sofort erledigen. Besonders wenn es weniger als 2min dauert. Dann wäre es schließlich zeitaufwändiger das ganze auf deine ToDo Liste zu setzen(, die definitiv nicht nur in deinem Kopf existieren sollte).
Ansonsten muss man sie halt aufschreiben und später machen, wenn man mit etwas anderem schneller fertig geworden ist.
Generell ist es nämlich so, dass man viel schneller voran kommt, wenn man einen Plan hat, was man der Reihe nach macht. Auch wenn der Plan noch nicht so ganz feststeht und sich im Laufe des Tages weiterentwickelt.
Planen und nicht planen!
Verbinde also das beste aus beiden Welten, indem du zwar planst, aber immer genug Flexibilität mit einbaust, dass es auch tatsächlich klappt!
Dann funktioniert das Planen auch.
Schaffst du es deinen ganzen Tag planvoll zu verbringen?
Einen solchen Plan einzuhalten, fühlt sich übrigens wirklich toll an 😀
Julian