Glaubst du mir nicht, dass Arbeit immer die komplette verfügbare Zeit verbraucht?
Betrachte einmal folgendes Szenario:
Du hast irgendwelche Arbeiten, die es zu erledigen gilt. Dann triffst du eine Abschätzung, wie lange du dafür brauchen wirst. Lieber großzügig, man will ja nicht, dass sich was verschiebt, und letztes mal hat es dann auch so lange gedauert.
Überhaupt keine Zeit zu veranschlagen kann zu einem unerwünschten Ergebnis führen. (Die Arbeit wird nicht erledigt.) Deswegen wählst du eben ein großzügiges Ziel.
Irgendwo im Hinterkopf hast du natürlich noch das Wissen, dass es durchaus auch nicht so lange dauern könnte. Wenn du dich anstrengst, bist du vielleicht schneller. Aber warum unnötiger Aufwand? Du hast dir jetzt doch diese Zeit dafür freigehalten.
Und plötzlich bist du erst in letzter Sekunde fertig. Oder 5 Minuten vorher, das spielt jetzt erst mal keine Rolle.
Die Frage ist doch eher, wie konnte es dazu kommen? Zu Beginn war das doch eine wirklich großzügige Zeitabschätzung.
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h2>Warum Arbeit immer die komplette verfügbare Zeit verbraucht
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Während dem Arbeiten befindet man sich in einem von 2 verschiedenen Modi. Zuerst ist die Deadline noch eine ganze Weile weg. Man hat noch genug Zeit die Aufgabe rechtzeitig fertig zu machen.
In diesem Zustand hat man dann auch kein Problem damit ein bisschen herum zu trödeln. Man lässt sich ablenken und erledigt zwischendurch auch mal kurz andere Dinge, die man gerade bemerkt. Vielleicht hat man auch eine geniale Idee, die man gleich mal überprüfen oder ausprobieren will. Generell macht man eigentlich alles, außer die Arbeit mit der Deadline fertig zu stellen.
Natürlich passiert das nicht die ganze Zeit, aber wirklich motiviert mit der Arbeit weiter zu machen ist man auch nicht. Fokussiertes, effektives Arbeiten ist praktisch unmöglich. Man kommt einfach nicht wirklich voran.
Bis dann plötzlich die Deadline gefährlich nahe ist.
Ohje, jetzt muss man sich aber beeilen.
Plötzlich fällt es einem gar nicht mehr so schwer, sich zu konzentrieren und genau eine Sache zu machen: nämlich die Arbeit fertigzustellen. Sobald man muss, kommt man mit Maximalgeschwindigkeit voran und spart sich alle Schnörkel, bis man nur noch den Minimalaufwand hat.
Natürlich wäre es schön gewesen, noch ein bisschen mehr Mühe hineinzustecken, aber dafür ist es jetzt wohl zu spät.
Die Qualität leidet also möglicherweise, aber man ist zumindest innerhalb der Deadline fertig.
Und schon hat man die komplette verfügbare Zeit für die Arbeit gebraucht.
So ein Mist.
Das ist übrigens auch der Grund, warum man Arbeiten, die man auch noch schreiben soll, erst im letzten Moment fertigstellt. Es ist einfach ziemlich schwierig sich vor dem Direkten Ende der Arbeitszeit zu produktivem Arbeiten zu motivieren. Es gibt da doch auch noch diese anderen Sachen, die auch noch erledigt werden könnten. Warum mach ich das nicht jetzt gleich?
Fazit
Das ist eindeutig ein nerviger Effekt. Und solange man sich seiner nicht direkt bewusst ist, sondern ihn nur unterbewusst beobachtet, kann man auch nicht viel dagegen machen.
Aber jetzt sind wir ja informiert. In Zukunft wird dir das Auftreten dieses Effekts von selbst auffallen. Darum geht es mir jetzt aber gar nicht. Viel wichtiger ist eigentlich, was wir dagegen zu unternehmen gedenken.
Grundsätzlich hat man 2 Optionen. Entweder du nutzt diesen Effekt aus oder du umgehst ihn komplett.
Ausnutzen
Wenn du schon weißt, dass du vermutlich so lange für die Arbeit brauchen wirst, wie du dir dafür Zeit nimmst, kannst du das auch einfach beachten, wenn du dir deine Zeitgrenze überlegst.
Wähle einfach von Anfang an die Untergrenze des sinnvollen Bereichs. Wenn du weißt, dass du die Arbeit vermutlich in 30 Minuten erledigen kannst, solltest du halt 30 Minuten einplanen und nicht aus Kulanz 45, weil man ja nie weiß, was du dann auch noch alles zwischendurch machen willst.
Sobald du eine knappe Zeitgrenze wählst, kannst du gleich von Anfang an so effektiv wie möglich arbeiten. Schaffst du es dein Ziel zu unterbieten? Wie konzentriert musst du dann arbeiten, um so schnell beim Ziel anzukommen?
Mach einen Wettbewerb daraus deine realistische Schätzung, wie lange du brauchen wirst, nochmal zu unterbieten. Dann darfst du auch eine Pause machen, die hast du dir redlich verdient.
Mit der Zeit wird sich dann auch bei dir die Überzeugung bilden, dass du jemand bist, der Erwartungen überbietet. Das stärkt dein Selbstbewusstsein und andere werden es natürlich auch bemerken. Erwartungen gewohnheitsmäßig zu überbieten ist ein Ruf, über den man sich nicht beschweren kann.
Man muss aber auch aufpassen. Wenn du dein Zeitziel zu kurz wählst, kann es sehr gut passieren, dass du wiederholt deine Aufgaben nicht rechtzeitig abschließen kannst.
Wähle eine Zeitabschätzung, die kurz ist, aber trotzdem noch von dir überboten werden kann. Dann wirst du es auch schaffen diese Zeit einzuhalten. Solange du dir nichts längeres erlaubst, wirst du auch nicht länger brauchen.
Alternativ kannst du auch versuchen das System zu umgehen.
Umgehen
Hierfür musst du deinen Fokus von der benötigten Zeit weg verschieben. Für alle, die auf dich warten müssen, ist eine Zeitabschätzung, wie lange du brauchen wirst, natürlich immer noch relevant, aber sehr oft kannst du dich innerlich davon lösen.
Aber irgendwohin musst du deinen Fokus auch richten. Dafür gibt es jetzt verschiedene Möglichkeiten. Vielleicht gibt es eine einfache Möglichkeit die Menge deiner erledigten Arbeiten zu messen. Vielleicht willst du dich auch darauf konzentrieren so effektiv wie möglich in deiner Arbeit zu versinken.
Sobald du nämlich vollkommen in deiner Arbeit versinkst, wirst du automatisch mit maximaler Geschwindigkeit bei hervorragender Qualität vorwärts kommen. Dann kannst du alle Ablenkungen ignorieren und auch geniale Ideen, wenn sie auftauchen, nur kurz schnell aufschreiben und dann mit deiner eigentlichen Arbeit weitermachen.
Wie setzt man das also um? Wie kann man dieses Ziel erreichen?
Mir würden verschiedene Optionen einfallen. Du könntest dein Selbstwertgefühl an deiner Arbeitseffizienz fest machen. Solange du nicht effektiv vorwärts kommst, fühlst du dich schlecht. Entsprechend wirst du dann einen starken Anreiz haben Sachen zu erledigen. Und zwar ganz unabhängig von irgendwelchen Deadlines.
Dann wirst du auch beginnen dir einen höchst lobenswerten Arbeitseifer zu zulegen. Du wirst lernen wie man am effektivsten arbeitet. Und schließlich wirst du ein Produktivitätsniveau erreichen, das du dir früher gar nicht vorstellen konntest.
Alternativ kannst du dir für einen Tag auch einfach eine feste Menge an Arbeit vornehmen. Sobald das fertig ist, darfst du etwas angenehmes, erstrebenswertes machen. Dann wirst du auch motiviert sein, so schnell wie möglich mit der Arbeit voran zu kommen.
Messe die Produktivität deines Tages nicht daran, wie oft du dich beschäftigt gefühlt hast, sondern wie viele sinnvolle Arbeiten du tatsächlich abgeschlossen hast!
Lasse nicht von dem Effekt, dass Arbeit immer die komplette verfügbare Zeit verbraucht, abbremsen!
Julian