Du musst deine Arbeitszeit knallhart beschränken. Nur so kannst du bei steigenden Arbeitsanforderungen dich selbst zu tiefer Arbeit zwingen.
Ansonsten wäre die Verlockung zu überziehen vielleicht einfach zu groß. Du musst dich schließlich nicht beeilen oder die wichtigste Sache jetzt gleich machen, wenn du ein bisschen länger brauchst, bleibst du eben ein bisschen länger da. Und flache Arbeiten zu erledigen ist im Augenblick einfach leichter. Solange du nichts hast, was dich dazu zwingt tiefer Arbeit eine deutlich höhere Priorität zu geben und sie dann auch durchzuziehen, ist es sehr schwierig sie in deinen Alltag zu integrieren.
Genauso schwierig ist es auch deine Arbeitszeit zu beschränken. Aber wenn du es schaffst, erntest du dadurch letztendlich eine höhere Produktivität und eine viel bessere Fokussierung auf die wirklich wichtigen Dinge. Also nimmst du die Herausforderung an? Ist das etwas das du erfolgreich durchziehen kannst?
Arbeitszeit knallhart beschränken
Die Vorgehensweise dabei ist ziemlich simpel. Lege einen End-Zeitpunkt oder eine tägliche Maximalarbeitszeit fest und dann halte dich daran. Zum Beispiel 17 Uhr. Oder maximal 8 Stunden. Und du darfst nicht überziehen.
Alles was du heute nicht schaffst, ist am nächsten Arbeitstag zu erledigen. Pech gehabt. Du darfst wirklich auf keinen Fall überziehen. Sobald du es dir einmal erlaubst, steht die Möglichkeit wieder im Raum und all die Vorteile(, die hauptsächlich auf psychologischer Ebene funktionieren) fallen weg.
Du hast also nur einen Weg doch länger zu arbeiten. Dein Chef muss es ausdrücklich befehlen. Und bevor du jeden Tag diesen Umweg gehst, versuchst du dich vielleicht doch erst mal an einer knallharten Priorisierung der allerwichtigsten Dinge. Und wenn das dann immer noch nicht ausreicht, ist deine Stelle eindeutig mit viel zu wenig Personen besetzt.
Jedenfalls wird deine Zeit dann plötzlich knapp. Und wenn dann noch der Stress ein bisschen zu nimmt, bist du plötzlich sehr stark zum priorisieren gezwungen. Wachse an der Herausforderung! Lerne die allerwichtigste Arbeit zu aller erst zu erledigen und alle anderen dringenden Aufgaben in den Randbereichen danach zu erledigen. Wenn du tiefe Arbeit wirklich richtig machst, wirst du damit eh nicht viel länger als 4h pro Tag aushalten. Länger kann man sich einfach nicht so tief konzentrieren.
Und diese Knappheit deiner Zeit führt dann zur Adoption verschiedener Strategien:
einen Plan erstellen
Wann machst du was?
Lege es vorher fest. Die wichtigsten Aufgaben in möglichst ununterbrochenen Zeitblöcken ganz am Anfang. Die flachen Aufgaben so weit wie möglich reduzieren. Und zwar auf 5 Minuten genau. So weißt du immer genau an was du gerade arbeiten sollst und all die Zeitverluste fallen weg, in denen man überlegt, um was man sich jetzt als nächstes kümmert.
Dafür musst du dann natürlich lernen genau abzuschätzen, wie lange du für verschiedene Aufgaben brauchen wirst. Das ist eine sehr praktische Fähigkeit, weil du dann viel leichter vorher entscheiden kannst, für wie viele Aufgaben du noch Platz hättest, wenn sie absolut unbedingt gemacht werden müssen.
Darüber hinaus ist es aber nicht schlimm, wenn du den Plan letztendlich noch mal umwirfst und im laufe des Tages veränderst. Es geht lediglich darum zu vermeiden, dass du überhaupt keine Einteilung hast. Sobald sie besteht, darfst du sie im Notfall gerne nochmal verändern. Aber ohne Einteilung, wirst du einfach nicht zurechtkommen. Das geht nun mal nicht, sobald man zu viele wichtige Aufgaben anstehen hat.
Außerdem fällt es dir mit einem Plan leichter die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren. Sie werden dann einfach als allererstes eingeteilt und sind dann auch schon erledigt. Wunderbar.
Und noch eine Sache. Plötzlich fällt es dir viel schwerer Vormittage zu vertrödeln. (Eine sehr häufige Zeitsenke!) Sobald du genau weißt, was du am heutigen Tag alles machen willst, kannst du nicht einfach mal verdrängen, dass du später plötzlich zu wenig Zeit haben wirst. Arbeite den ganzen Tag konzentriert, mache ausreichend Pausen, dann klappt das schon.
Nein wird zur Standardantwort
Das ist etwas sehr wichtiges, wenn du irgendwann lernen willst, tiefer Arbeit und damit den allerwichtigsten Aufgaben absoluten Vorrang zu gewähren. Und nur wenn deine Zeit so knapp ist, bist du gezwungen damit anzufangen. Du wirst merken, das ist sehr oft gar nicht so schlimm. Erspare dir selbst die Kleinaufgaben, die auch andere schnell machen könnten.
Du kannst einfach nicht alles machen, um das du gebeten wirst. Und dann gibt es nur eine richtige Einstellung. Mach zuerst das, was dein eigenes Aufgabengebiet darstellt. Die wichtigen, dringenden Sachen zuerst, dann die wichtigen und nicht ganz so dringenden. Die Unwichtigen fallen dabei halt weg. Passiert nun mal. Du kannst wirklich nicht alles machen.
Das ist auch eine wichtige Sache, die jeder verinnerlichen sollte:
Lerne kleine, schlechte Dinge passieren zu lassen, damit du große, gute Dinge bewirken kannst.
Du musst selektiv die Kleinigkeiten ausblenden, damit du dich dann vorrangig um die allerwichtigsten kümmern kannst. Nur so kommst du mit deiner Zeit zurecht. Sei Achtsam, welchen Verpflichtungen du zusagst, sonst kommst du nicht mehr mit den allerwichtigsten Sachen hinterher.
mehr Erholung am Abend
Wenn du auf jeden Fall um 17Uhr nach Hause gehst, hast du noch eine Menge Zeit zur Verfügung, in der du dich von der Arbeit erholen kannst. In dieser Zeit hättest du eh nicht mehr viel geschafft. Stattdessen kannst du dann morgen früh viel fitter an die Arbeit gehen und noch viel mehr erreichen. Und das wiederum führt zu höherer Produktivität.
Vermutlich wirst du aber erst dann wirklich erfolgreich abschalten können und dann frisch in den nächsten Tag starten, wenn du noch einen abschließenden Tipp in deinen Tagesablauf integrierst:
Abschlussritual
- alle noch anstehenden Aufgaben sammeln + dafür sorgen, dass sie nicht vergessen werden: Planen, wie sie erledigt werden oder auf die To-Do-Liste schreiben.
- Symbolisch den Tag abschließen: „Shutdown abgeschlossen“ sagen, oder eine ähnliche Aktion durchführen, die deinen Gehirn eindeutig sagt, dass jetzt der Tag zu Ende ist.
Bezüglich unabgeschlossener Dinge haben wir nun mal eine beeindruckende Erinnerungskraft und erst durch ein solches Ritual wirst du dich wirklich erfolgreich abschalten und dadurch entspannen können.
Probier es mal aus.
Überlade dich mit Aufgaben, beschränke trotzdem deine Arbeitszeit und zwinge dich so dazu tiefe Arbeit wirklich fest in deinen Tagesablauf zu integrieren. Und wenn der Stress überstanden ist, behalte es bei. Du wirst einer der wenigen sein, die höchst regelmäßig tiefe Arbeit in ihren Tagesplan integrieren und dadurch enorm viel erreichen.