Das ist ein ziemlich spannendes System. Man verbindet alle positiven Effekte einer Liste aller noch anstehenden Aufgaben, mit der richtigen mentalen Einstellung: Es ist ein Privileg, dass ich das alles noch machen darf. Auf Englisch in etwa,
Der Gedanke bei einer To-Do-Liste
Ursprünglich hat man glaub ich gar nicht gewusst, auf was To-Do-Listen letztendlich hinauslaufen werden. Ihr ursprünglicher Zweck ist es, anstehende Aufgaben außerhalb des Kopfes zu sammeln und dadurch nicht zu vergessen. Und das ist auch extrem wichtig. Jede Sache weniger, an die wir auch noch denken müssen, ist ein enormer Vorteil. Wir können sie gar nicht vergessen und haben gleichzeitig mehr mentale Ressourcen für die tatsächlich gerade anstehenden Aufgaben zur Verfügung.
Aber zusätzlich dazu hat sich eben noch ein anderer Effekt dazu gesellt. Anstatt nur eine drohende Ahnung im Hinterkopf zu spüren, sehen wir hier jetzt Schwarz auf Weiß, wenn der Arbeitsberg Überhand nimmt. Und das sind alles Dinge, denen wir schon zugesagt haben. Das bewirkt logischerweise eine Menge Stress, vor allem, wenn man noch nicht gelernt hat, damit umzugehen. Dazu aber später mehr.
Die Verbesserung der Get-To-Do-Liste
Hier stehen grundsätzlich die selben Informationen drauf, wie auf der eben eingeführten To-Do-Liste. Eben alles, was du noch machen musst. Aber jetzt ist die Perspektive ein ganz andere. Anstatt dazu gezwungen zu werden, all diese Dinge zu machen, bekommst du jetzt die Möglichkeit, all diese Dinge zu machen.
Und das ist auch viel näher an der Realität. Du hast schließlich all diesen Aufgaben zugesagt, sie sozusagen freiwillig auf dich genommen. In Zukunft wirst du vielleicht stärker darüber nachdenken, ob du eine neue Anfrage tatsächlich auf deine Get-To-Do-Liste aufnehmen möchtest, und könntest dadurch leichter Nein sagen. Außerdem müssen diese Aufgaben ja nicht bei dir bleiben. Wenn du merkst, dass es mehr ist, als du in der dafür verfügbaren Zeit schaffen kannst, solltest du sofort Rückmeldung an den Aufgabensteller geben. Dann hast du länger Zeit oder er macht es vielleicht sogar selbst, aber dazu wie gesagt später mehr.
Du hast also eine andere Einstellung deiner Arbeitslast gegenüber. Anstatt davon erdrückt zu werden, stellen sie Möglichkeiten dar, mit was du dich auch noch alles beschäftigen darfst. Das nimmt den Stress weg und schafft eine Atmosphäre, in der Flow und ähnliche Zustände, in denen man viel effektiver Arbeiten kann, deutlich wahrscheinlicher werden. Das ist doch nur wünschenswert.
Also probier es mal aus! Ersetze deine To-Do-Liste durch eine Get-To-Do-Liste und schau, was passiert.
Das wird deutliche positive Effekte nach sich ziehen.
Jetzt noch 2 andere angrenzende Aspekte…
Die Clarity-Liste als Zusatzstufe
Habt ihr schon mal davon gehört, dass man nur die 3 wichtigsten Aufgaben des Tages auf seiner To-Do-Liste stehen haben sollte? Aber wenn man das umsetzen will, um ein bisschen Fokus in seine Arbeit zu bringen, was passiert dann mit all den anderen Dingen, die man ja eigentlich auch noch machen muss?
Die landen dann erst mal auf der Clarity-Liste. Der Name leitet sich dabei vom ursprünglichen Zweck der To-Do-Liste ab: Wir schaffen dadurch Klarheit in unserem Kopf, dass wir alles aufschreiben, was wir auch noch erledigen müssen. Von hier aus werden dann Prioritäten zugeteilt und am Vorabend die 3 wichtigsten Aufgaben des nächsten Tages ausgewählt und auf die Get-To-Do-Liste geschrieben. Mit den restlichen Dingen werden dann die Lücken gefüllt, wenn man noch 15 Minuten bis zu einer Besprechung hat und man eigentlich nicht noch mit der nächsten großen Sache anfangen will. Oder sie kommen eben erst dran, wenn man die wichtigsten 3 Sachen, die auf der Get-To-Do-Liste stehen, erledigt hat. Eine so absolut klare Regelung, was man machen wird, bringt eine Menge dringend benötigte Klarheit. Auch du solltest diesen einfachen Weg nutzen deinen Arbeitstag zu vereinfachen.
Um nochmal zusammenzufassen: Anstatt einer einzelnen To-Do-Liste führt man eine Clarity-Liste ein, die als Aufgaben-Sammelort dient und mit der einmal pro Tag die Get-To-Do-Liste befüllt wird, die man als erstes abarbeitet. Lücken werden dann mit anderen kleinen Aufgaben gefüllt, wenn noch Zeit dafür ist.
Wie man mit zu vielen Aufgaben umgeht
Sobald man eine (Get-)To-Do-Liste führt, ergibt das folgende Neuerung: Man weiß plötzlich ganz klar, wenn man eigentlich viel zu viel (an einem einzelnen Tag?) vorhat. Dadurch kann man dann klar beurteilen, wenn es an der Zeit ist zumindest mal Bescheid zu sagen, dass sich das Erledigen eines Auftrages etwas verzögern wird. Außerdem kann man dann ganz klar Nein sagen, wenn jemand mit einer weiteren Bitte auf einen zukommt: Man ist ganz klar bereits überlastet.
Aber nochmal zu diesem Bescheid sagen: Das ist aus mehreren Gründen sinnvoll. Zum einen, sollte man das unbedingt ganz klar kommunizieren, sobald klar ist, dass man eine Deadline nicht einhalten kann. Dadurch kann der Auftraggeber möglichst früh neue Pläne schmieden, anstatt erst im letzten Moment davon zu erfahren, wenn soetwas dann plötzlich echt unangenehm ist.
Vielleicht macht die Person dann sogar die Aufgabe lieber selber und sie verschwindet komplett von deiner Liste. In jedem Fall wirst du allerdings Aufschub erhalten beziehungsweise Anweisungen etwas anderes zu verzögern und dadurch wieder in eine Situation kommen, in der du alle Aufgaben innerhalb der dafür vorgesehenen Zeit erledigen kannst. Und das ist doch super. Also warum wartest du damit, diese schlechte Nachricht zu deinem Vorgesetzten zu tragen? Es kann nur gutes daraus resultieren, wenn du deine Vorwarnung früher herausgibst.
Und damit sind wir am Ende. Ich hoffe du hast etwas daraus mitnehmen können, das du in deinem eigenen Leben anwenden kannst. Erst dann hat dieser Artikel eine Daseinsberechtigung und erst dann sehe ich meinen Auftrag als (für heute) erfüllt an.