Hast du dir schon mal überlegt, was du alles an einem einzigen Tag erledigen kannst?
Vielleicht bist du ja einfach an eine gewisse Menge gewöhnt, weil das die letzten Jahre auch immer schon so wahr. Und jetzt hast du ja nicht plötzlich mehr Zeit zur Verfügung.
Von den 24h, die jeder Tag hat, musst du immer noch 8h schlafen und eine gewisse Zeit für Essen, Körperpflege und Sport aufbringen. Vielleicht verwendest du auch jeden Tag eine nicht unbeträchtliche Zeit, um zu deinem Arbeitsort zu gelangen. So nimmt die täglich verfügbare Arbeitszeit immer weiter ab.
Aber was kannst du auf den übrigen 12h herausholen?
Vermutlich mehr als du denkst.
an einem einzigen Tag
Höchst Produktive Leute erledigen an einem einzigen Tag mehr als viele von uns in einer Woche. Wie ist das möglich?
Haben sie einfach genetisch bedingte Vorteile, was ihr Arbeitsverhalten angeht? Oder sogar einen Arbeitsplatz, wo man einfach so schnell ist?
Möglicherweise haben sie tatsächlich Werkzeuge oder Angestellte, die ihnen einen Großteil der Aufgaben abnehmen. Dann zähle ich diese Sachen aber nicht mehr zu der Liste der Dinge hinzu, die sie selbst erledigt haben.
Trotzdem ist diese Liste aber immer noch beachtlich. Wie schaffen die so etwas also?
Produktivität steigernde Gewohnheiten
Hier werde ich zwei Beispiele nennen, von denen ihr bestimmt schon einmal etwas gehört habt.
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h4>ein System aufbauen
Ein System haben, in das die einzelnen Dinge, die man alle erledigen will, eingebaut sind, bedeutet sich nicht jedes Mal wieder dafür entscheiden zu müssen sie zu erledigen.
Das alles mit Willenskraft zu erledigen ist nämlich eine ziemlich schlechte Idee. Diese ist einfach viel zu schnell aufgebraucht und schon verschwendet man wieder unnötig Zeit mit angenehmeren Beschäftigungen.
Ein gutes Beispiel für ein System wäre zum Beispiel die Morgenroutine. Sie wird ohne Ausnahme jeden einzelnen Morgen nach dem aufstehen abgespielt und ermöglicht so die lückenlose tägliche Erledigung von Aufgaben.
Bei mir funktioniert sie ziemlich gut. Ich habe immerhin schon 80 Artikel in Folge hochgeladen, deren Erstellung jedes mal deutlich über eine Stunde dauert. Diese Zeit habe ich nur gefunden, weil das Artikel-Schreiben morgens praktisch das erste ist, das ist mache. es ist einfach ein fester Bestandteil meiner Morgenroutine und wird so automatisch jeden Tag erledigt.
Was passiert, wenn ich die Morgenroutine doch mal ausfallen lasse, habe ich schon schmerzhaft erfahren. (An diesem Tag war ich wirklich unproduktiv, was aber vielleicht auch an meiner Müdigkeit wegen dem Abiball am Abend davor gelegen haben könnte. Einzige sinnvolle Aktion: doch noch den Artikel veröffentlichen.)
Jedenfalls deckt diese Morgenroutine nur den Anfang des Tages ab. Stell dir Mal vor, wie viel du routinemäßig erledigen kannst, wenn du dein System bis Mittags ausdehnen kannst. Schaffst du ein System aufzubauen, das bis Mittags reicht? (System = Menge von Handlungen, die du jeden einzelnen Tag durchführst.)
Wenn dein System so lang ist, kannst du damit praktisch alles abdecken, was du an einem Tag erreichen willst. Auch wenn es nur bis Mittags reicht. Die Produktivitätssteigerung durch ein System ist wirklich etwas, das man erst glaubt, sobald man es selbst erlebt hat. Probier es auf jeden Fall mal aus!
die Umgebung anpassen
Alles, was nicht in deinem Kopf vorgeht, zähle ich zur Umgebung dazu. Unterstützen dich die Leute in deinem Leben dabei produktiv die Dinge zu erledigen, die du dir vorgenommen hast, oder hindern sie dich eher daran? Ist dein Arbeitsplatz aufgeräumt und alles, was du gebrauchen könntest, sortiert auf seinem Platz? Hast du alle vermeidbaren Ablenkungen eliminiert?
Das bedeutet auch alle Benachrichtigungen am eigenen Handy zu deaktivieren, wenn man sie nicht gerade für die Arbeit braucht. Immerhin dauert es bis zu 20min sich nach einer Ablenkung wieder auf die Vorliegende Arbeit zu konzentrieren.
Außerdem könntest du dir ein Zimmer einrichten, das explizit als dein Arbeitszimmer gilt. Wenn du dich dort aufhältst, wissen alle, dass du gerade arbeitest und stören dich nicht. Außerdem kann sich auch dein Kopf daran gewöhnen, dass du, immer wenn du dich dort aufhältst, in einen Arbeitsmodus wechselst. Auch das steigert deine Produktivität, weil du dann mit deinem Körper arbeitest.
Und schließlich bedeutet das auch, dass du dir nicht erlauben kannst, Webseiten aufzurufen, die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben. Mach es einfach nicht. Dafür hast du immer noch deine Freizeit.
Eine Frage der Gewohnheit
Die eben genannten Tricks sind Gewohnheiten, bei deren Ausübung man verständlicherweise immer besser wird, je länger man sie schon regelmäßig durchführt. (Manchmal nennt man das auch erst Gewohnheit, wenn man es mindestens einen Monat lang gemacht hat, aber in diesem Fall reicht mir vorerst auch schon der Plan aus, es den nächsten Monat – und danach – genauso zu machen.)
Wenn man sie eben erst neu eingeführt hat, wird man zwar sofort kleine Verbesserungen bemerken, aber die wahre Macht eines Systems entfaltet sich einfach erst, wenn man es bereits eine ganze Weile durchführt.
Sobald dein Gehirn nämlich gelernt hat, dass es zu bestimmten Uhrzeiten an bestimmten Orten jedes Mal eine bestimmte geistige Einstellung braucht, dann kannst du diese auch viel schneller erreichen. Du arbeitest sozusagen mit deinem Körper und nicht gegen ihn. Und da dein Gehirn weiß, was als nächstes benötigt wird, hat es schon alles vorbereitet, um dann so schnell wie möglich in einen produktiven Arbeitsmodus zu wechseln.
Wenn du diese Tipps also schon ausprobieren willst, dann zieh es zumindest ein paar Tage am Stück durch. Und dann noch ein paar Tage. Und dann noch ein bisschen.
Dann bekommst du einen Einblick, wie mächtig diese Prinzipien eigentlich sind.
generelle Tipps, um trödeln zu vermeiden
Gerade eben habe ich allgemeine Tricks vorgestellt, wie man die eigene Produktivität steigern kann. Jetzt kommen die speziellen Hinweise, wie man genau die Dinge erledigen kann, die du heute vorhast.
einen Plan erstellen
Eigentlich solltest du dir schon am Abend vorher eine ToDo-Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben geschrieben haben. Wenn das aber nicht der Fall ist, musst du das jetzt sofort nachholen.
Eine solche Liste sorgt dafür, dass du nichts vergisst und zusätzlich einen kleinen Motivationsschub aus der Tatsache bekommst, dass du schon wieder etwas abgehakt hast.
Als nächstes weißt du den Dingen auf der Liste eine Priorität zu und steckst sie dann dieser Reihenfolge entsprechend in verfügbare Zeitbereiche. Du solltest nämlich immer Aufgaben bestimmten Zeiten zuweisen und nicht andersherum überlegen, was du denn jetzt als nächstes erledigen willst.
Auf diese Weise hast du dann eine fertige Liste mit Dingen, die du einfach nur noch nacheinander abarbeiten musst.
Hast du richtig geschätzt, was den Zeitaufwand der einzelnen Arbeiten angeht? Kannst du die Sachen schneller abschließen?
Solche Informationen sind wichtig, damit du morgen noch besser planen kannst. Achte aber darauf, dass du nicht zu wenig Zeit einplanst. Es kann immer zu Verzögerungen kommen. Lieber hast du mal zwischendurch 5min frei, in denen du dann eine dieser winzigen Aufgaben erledigen kannst, die alle noch anstehen. Oder du fängst halt schon früher mit der nächsten Arbeit an.
In einen solchen Plan kannst du dann auch gleich sinnvolle Pausen mit einbauen, die man immer mal wieder zwischendurch wahrnehmen muss, um die eigene Konzentrationsfähigkeit zu erhalten.
die eigene Leistung messen
Wenn du deine Leistung misst, wird sie automatisch besser. Selbst wenn du gar nicht auf das Ergebnis achtest. Allein die Tatsache, dass du überhaupt gemessen wirst, führt schon zu einer Steigerung der Qualität und der Arbeitseffizienz.
Wenn du die Ergebnisse aber anschaust, kannst du daraus eine Menge lernen. Du kannst Punkte identifizieren, an denen es noch hakt. Nach ein paar Tagen hast du Statistiken, die dir sagen, wie gut du dich schlägst. Du kannst einen Wettbewerb daraus machen, die Leistung vom Vortag um 1% zu überbieten.
Auch wenn du das nicht jeden Tag machen willst, einmal pro Woche ist auf jeden Fall Pflicht. So behältst du deinen stetigen Fortschritt im Blick und kannst jetzt tatsächlich eine Herausforderung aussprechen. Schaffst du es nächste Woche mehr zu erledigen, obwohl du die gleiche Menge an Zeit investierst?
Dafür ist es auf jeden Fall sinnvoll die Arbeit pro Zeit zu vergleichen, damit man sich nicht immer längere und längere Arbeitstage vornimmt, um immer mehr pro Woche zu schaffen.
Stattdessen ist es notwendig, dass man das eigene Arbeitsverhalten verbessert und so viel wie möglich automatisiert. So wird man immer effizienter und effizienter, bis man so viel in so kurzer Zeit schafft, dass alle Außenstehenden es für Magie halten.
Die freigewordene Zeit kannst du jetzt dafür nutzen, noch mehr Systeme aufzubauen, die deine Arbeit und die deiner Mitarbeiter erleichtern oder dich deinem Ziel noch schneller näher bringen.
Auf das eigene Leben übertragen
Was ich gerade beschrieben habe, war aus der Perspektive, dass du deine eigene Arbeitseffizienz steigern willst. Aber vielleicht willst du ja auch in deinem außen herum liegenden Leben noch mehr erreichen.
Dann musst du einfach die eben erläuterten Techniken auf deinen gesamten Tag ausweiten.
Ein paar Empfehlungen, was du auf jeden Fall in deine Morgenroutine aufnehmen oder zumindest jeden Tag erledigen solltest:
verpflichtende Aktivitäten
In dieser Kategorie fallen mir neben Essen, Schlafen und badlichen Aktivitäten nur 3 Punkte ein, die ich wirklich jedem empfehlen würde.
Erstens täglich Schreiben. Du glaubst gar nicht was für eine Veränderung das bedeutet, wenn man wirklich jeden Tag Texte produziert und veröffentlicht. Das ist eine Erfahrung, die jeder Mensch mal machen sollte. Du musst es ja nicht unbedingt gleich dein ganzes Leben durchziehen, aber 30 Tage ist machbar, oder? (Beispiel, für den Effekt von täglich schreiben: Was ich nach einem Monat über das tägliche Schreiben geschrieben habe.)
Zweitens empfehle ich jeden Tag zu lesen. Beim Lesen lernt man einfach so viel, das sollte sich niemand entgehen lassen. Es muss ja nur eine kleine Einheit jeden Tag sein. Vielleicht findest du auch Hörbücher praktischer. Aber die wichtige Frage ist: Schaffst du ein Buch pro Woche?
Und drittens sollte jeder jeden Tag ein bisschen körperliche Bewegung haben. Das ist einfach essentiell für deine geistige Gesundheit. Außerdem wurde wissenschaftlich bewiesen, dass bereits 30 Minuten moderater Anstrengung 5 Mal pro Woche ausreichen, um die gesundheitlichen Vorteile von Sport zu ernten. Vielleicht willst du aber auch nach einem athletischen Körper streben?
Kommen wir jetzt zur wichtigsten Frage:
Ist das überhaupt sinnvoll?
Ist es überhaupt sinnvoll den eigenen Tag so sehr zu optimieren, dass man die maximale Menge an Dingen erledigen kann?
Vielleicht nicht unbedingt, aber man sollte zumindest versuchen die Zeit, die einem gegeben ist, möglichst gut auszunutzen.
Dazu gehört aber auch, dass man genügend Zeit für Erholung einplant und sich nicht komplett überarbeitet. Das würde nämlich deine zukünftige Leistungsfähigkeit enorm beeinträchtigen. Und das steht doch im Widerspruch zur maximalen Effektivität, oder?
Schaffst du es deine eigene Effizienz so weit zu steigern, dass du alles, was du erledigen musst an einem Vormittag schaffst und danach Freizeit hast, für alles was dein Herz sonst noch begehrt? (Zum Beispiel Gesellschaftsspiele mit der Familie spielen oder auch das nächste Seitenhobby ausbauen.)
Auf jeden Fall gehört Erholung aber auch zu den Dingen, die du in deinen Tag mit einplanen solltest. Vernachlässige sie also nicht.
So.
Jetzt ist Frühstück und währenddessen den restlichen Tag planen an der Reihe.
Julian