Zeiterfassung ist ein ziemlich großer Aufwand. Jeder, der es schon mal versucht hat, wird dir das bestätigen können.
Je nachdem welches System man benutzt, muss man praktisch die ganze Zeit aufschreiben, was man macht. Inklusive Start- und Enduhrzeit. Ohne sich zu beschummeln. Am Anfang bekommt man es vielleicht noch hin, aber nach den ersten paar mal, erinnert man sich praktisch nicht mehr daran, dass man eigentlich aufschreiben wollte, was man mit seiner Zeit anfangen will.
Ohne System ist Zeiterfassung praktisch unmöglich. Du brauchst eine Art und Weise, wie du es in die Realität umsetzt, die möglichst wenig Verantwortung bei dir lässt. Nur so kannst du es schaffen ein realistisches Abbild davon zu bekommen, wie du deine Zeit nutzt.
Zeiterfassung
Ein solches System wäre zum Beispiel, ein Piepser der alle 15min ertönt. Dann machst du dir einfach automatisch eine kleine Notiz an einer vorgefertigten Stelle und kehrst wieder zur Aktivität zurück, die du davor gemacht hast. So erhältst du eine ziemlich genaue Zeiterfassung ohne dich selbstständig daran erinnern zu müssen.
Nach ein paar Tagen wird darüber hinaus durch die ständige Wiederholung das Notiz-Machen beim Piepsen zu einer starken Gewohnheit werden. Das heißt, du musst deine Arbeit praktisch gar nicht unterbrechen, um die Zeiterfassung durchzuführen, und es erfordert keine Konzentration. Und kein wechseln der Arbeitsanweisungen in deinem Gehirn bedeutet kein zusätzlicher Zeitverlust.
Solange du das Piepsen hörst und es niemanden stört ist das die perfekte Lösung für erfolgreiche Zeiterfassung.
Ein weiterer Trick, um die Menge der nötigen Aufmerksamkeit zu reduzieren, ist die Art der Notiz zu verändern. Statt genau festzuhalten, was man macht, wählt man nur einfach schnell aus einer vorgefertigten Kategorie aus und ist dann schon wieder fertig. So muss man nicht mal in Worte fassen, was man gerade macht. Die Zuordnung zu einer bestimmten Kategorie ist einfach viel schneller möglich.
Aber welche Kategorien sind am sinnvollsten?
mögliche Arbeitsarten
Welche Kategorien du nutzt, hängt letztendlich von dem Ziel ab, das du mit der Zeiterfassung erfolgst. Da ich das aber erst später besprechen werde, hier erst mal ein paar Beispiele, was sich als Kategorie anbieten würde.
- Emails überprüfen/lesen/beantworten/schreiben
- vertiefen in wichtige Aufgaben
- abarbeiten dringender 2Dos
- mit Leuten unterhalten
- Pause
Und so weiter. Am besten du nutzt die verschiedenen Aktivitäten, die du am meisten benutzt. Wenn du das noch nicht einschätzen kannst, musst du vielleicht mal ein paar Tage die „exakt aufschreiben“ Variante benutzen, bevor du dich für die Kategorien entscheidest.
Warum der Aufwand?
Jetzt wird es langsam interessant.
Wer mit Zeiterfassung anfängt sollte dafür nämlich einen wichtigen Grund haben. Erst ein ehrgeiziges Ziel, das man praktisch nur erreichen kann, wenn man Zeiterfassung nutzt, wird dich dazu motivieren das auch durchzuziehen.
Und welches Ziel rechtfertigt diesen Aufwand? Das musst du letztendlich selbst herausfinden, aber solange es eine wichtige Eigenschaft erfüllt, kannst du das Ziel nutzen: Wird das Ziel erreicht, indem du eine bestimmte Art von Arbeit maximierst? In diesem Fall ist Zeiterfassung nämlich wirklich hervorragend geeignet.
Es heißt nicht umsonst: was gemessen wird, wird auch verbessert.
Und wenn du ein ehrgeiziges Produktivitätsziel erreichen willst, hilft es eindeutig, wenn du die Menge an Zeit erhöhst, die du in vertiefter Arbeit verbringst. Das ist letztendlich die Sorte von Aktivität, in der du am meisten wertvolle Arbeit verrichten kannst. Nur in vertiefter Arbeit kannst du an der Grenze deiner Leistungsfähigkeit produzieren und mit maximaler Geschwindigkeit dazulernen.
In diesem Fall wirst du also die Menge an Zeit in vertiefter Arbeit messen wollen. Und darüber hinaus vielleicht auch noch ein paar andere Varianten von Arbeit, die du möglicherweise so weit es geht eliminieren willst. Fertig ist die Auswahl der Arbeitskategorien.
Um vertiefte Arbeit zu maximieren lohnt sich der Aufwand eindeutig. Wer das noch nie erlebt hat, sollte auf jeden Fall mal üben sich so komplett in einer Aufgabe zu vertiefen, dass er keine Aufmerksamkeit für andere Dinge übrig hat.
Wie solltest du also letztendlich dabei vorgehen?
Wie funktioniert Zeiterfassung?
Ein System, um dich daran zu erinnern, habe ich ja schon ganz am Anfang vorgestellt. Einfach alle 15min, wenn der Piepser ertönt eine Notiz machen, was man gerade macht. Aber am besten so, dass man sie danach noch zuordnen kann.
Man braucht also entweder eine Tabelle auf Papier, wo man an die entsprechende Stelle ein Kürzel setzt, oder man geht das ganze am Computer an.
Letztendlich solltest du dich für die Variante entscheiden, die am wenigsten Aufwand bedeutet. Wenn du sowieso am Computer arbeitest, ist es am einfachste einfach ein weiteres Fenster mit einer Excel Tabelle offen zu haben. Sobald du irgendetwas anderes machst, ist es vermutlich einfacher das ganze auf einer ausgedruckten Tabelle einzutragen. Wenn du die Möglichkeit hast, ist eine App vermutlich die beste Variante. Dein Handy hast du eh die ganze Zeit einstecken und schnell einen Button antippen ist eindeutig die schnellste Variante von allen.
Aber ob du jetzt digital oder analog vorgehst, du solltest auf jeden Fall nur ein Kürzel setzen. Wenn du die Kategorien passend benennst, sollte ein einzelner Buchstabe ausreichen.
Denk dran: das Ziel ist es, Zeiterfassung so wenig aufwendig wie möglich zu gestalten. Erst dann wird es ein fester Teil deines Tagesablaufs werden.
Und dann kannst du die wahre Macht davon zu spüren bekommen. Sobald du nämlich einmal beginnst deine Zeit in vertiefter Arbeit zu messen, kannst du nämlich erfolgreich die Zeit maximieren, die du dafür aufwendest. Und das ermöglicht dir fast jedes noch so ehrgeizige Ziel zu erreichen. Vertiefte Arbeit ist wirklich so mächtig.
Aber nur messen ist noch nicht alles. Es gibt ein paar wichtige Punkte, mit denen du dein Abschneiden noch weiter verbessern kannst.
Die Wirkung erhöhen
Zuallererst solltest du dir die Messergebnisse deutlich vor die Nase hängen. Nur wenn du sie ständig siehst, ist dir auch ständig bewusst, was dein Ziel in jeder einzelnen Minute sein sollte: die Menge an tiefer Arbeit maximieren. (Wenn du ein anderes Ziel wählst, kannst du natürlich auch etwas anderes maximieren; aber Maximierung oder Minimierung ist letztendlich immer das Ziel von Zeiterfassung.)
Am besten du hängst direkt vor dir einen Vergleich der Vergangenen Wochen auf. So bist du jeden Tag motiviert, den täglichen Beitrag möglichst hoch zu machen.
Darüber hinaus bietet sich auch ein wöchentliches Meeting (mit dir selbst) an, bei dem du reflektierst, warum es in der vergangenen Woche gut oder schlecht gelaufen ist und vor allem entscheidest, wie du in der nächsten Woche dafür sorgen wirst, dein Abschneiden zu verbessern.
Mit diesen zwei Techniken wirst du noch mal deutlich mehr vertiefte Arbeit erreichen, als wenn du sie weglassen würdest.
Deinem Erfolg steht dann nichts mehr im Weg.
Es bleibt nur noch eine Frage:
Schaffst du es, das durchzuziehen?
Dein Artikel ist sehr anschaulich und interessant geschrieben. Die Idee mit den Kategorien als Anhaltspunkt für die Tätigkeit ist sehr praktisch. Wir haben das in unserem Zeiterfassungssystem umgesetzt – aber online per Webbrowser, oder App. In TimeTac lassen sich Aufgaben, Tätigkeiten oder Projekte vordefinieren und diese startet lassen sich einfach mit einem Mausklick starten. Die vorherige Aufgabe wird dann automatisch beendet und die neue Aufgabe startet. Im Hintergrund dokumentiert das System dann die erfassten Zeiten für die Stundenabrechnung.
Gut finde ich die Idee, eine Art Erinnerungssystem einzubauen. Ein Piepser ist aber in einer offenen Arbeitsumgebung wahrscheinlich eher störend. Aber grundsätzlich ist die Idee, eine Erinnerung einzubauen gut gedacht. Man müsste sich nur die Art und Weise überlegen, dass es Arbeitskollegen nicht stört.
Ja, ein Vibrieren in der Hosentasche würde vielleicht auch funktionieren. Das merkt man aber leider nicht, wenn man sich stark konzentriert.