Brauchst du eine zusätzliche Clarity-Liste?

Jeder ist vertraut mit dem Konzept der Todo-Liste. Man schreibt die wichtigsten Sachen auf, die man noch erledigen will, und sobald man Zeit dafür hat, wendet man sich dem nächsten Punkt zu. So vergisst man nichts und kümmert sich optimalerweise um die wichtigsten Dinge zuerst. Das ist zumindest der Gedanken dahinter. Bei den meisten ist die Todo-Liste aber schon lange zu einer Quelle der Frustration mutiert. Der Grund: sie wird falsch verwendet. Wer nicht aufpasst, rutscht immer mehr in Richtung der Clarity-Liste.

Hierauf wird einfach alles aufgeschrieben, was irgendwann mal gemacht werden soll. Der einzige Zweck dahinter ist, den Kopf leer zu bekommen. Man kann es beruhigt vergessen, man weiß schließlich, dass man es wiederfinden kann, wenn man sich doch mal wieder daran erinnern möchte. Ist es erledigt, kann man es abhaken. Regelmäßige Kontrollen der Liste helfen einem nebenbei auch gleich noch beim erinnern, aber das ist ja nicht der Gedanke dahinter. Es geht darum all die Dinge aufzuschreiben, die du aktuell noch auf die Todo-Liste aufnimmst, damit sie dir nicht mehr im Kopf herumschwirren. Dadurch kann diese wieder den ursprünglichen Zweck erfüllen, für den sie gedacht ist:

Aufgaben-Listen

Eigentlich sollte eine Todo-Liste nur maximal 3 Eintragungen enthalten. Eben genau die Sachen, die du heute unbedingt machen musst. Am besten mit einer Priorität versehen, sodass du keine weiteren Entscheidungen mehr treffen musst. Diese Aufgaben werden so schnell und gut wie möglich abgearbeitet. Hast du sie erledigt, bist du fertig für den Tag. Werden es mehr als 3 Sachen, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass du alles erledigen wirst, und die Wirkung der Liste geht verloren.

Wirkung und Problem der Todo-Liste

Kannst du es nämlich schaffen sie innerhalb eines Tages abzuarbeiten bist du dazu motiviert genau das zu erreichen. Du willst dir dann sozusagen selbst beweisen, dass du recht hattest und erledigst diese wichtigsten aller Aufgaben automatisch viel verlässlicher. Das ist Grund genug mit dem täglichen Führen einer solchen Liste zu beginnen. Gleichzeitig hat man damit dann aber ein kleines Problem mit nicht ganz so offensichtlicher Lösung: Erstens, was ist mit den Aufgaben die auch noch irgendwann erledigt werden sollen, aber nicht zu den wichtigsten 3 des Tages gehören? Man sollte sie doch auch irgendwo festhalten, um sie nicht aus Versehen völlig zu vernachlässigen. Zweitens, was ist mit den Wartezeiten zwischen den wichtigsten Aufgaben? (Zum Beispiel, weil man aufgrund von Zeitfragmentierung die nächste große Aufgabe erst nach dem Meeting in 10 Minuten anfangen will. Vielleicht bist du auch einfach früher als geplant mit allen Aufgaben fertig. Möglicherweise brauchst du sogar einfach mal ein bisschen Entspannung. Wie auch immer du letztendlich zu einem solchen Zeitbereich kommst,) Diese Randzeiten wollen doch auch sinnvoll genutzt werden, oder?

eine Wochenliste

Die offensichtliche Lösung ist die Zusatzaufgaben mit den Randzeiten zu kombinieren. Aber wie macht man das ohne die ursprüngliche Todo-Liste zu kompromittieren? Wie gesagt, sobald man sie nicht mehr in einem Tag erledigen kann, weil sie zu lang und unübersichtlich geworden ist, erfüllt sie ihren Zweck nicht mehr. Letztendlich wird man vermutlich eine zweite Liste anfangen. Eine Liste für all die Dinge, die in den nächsten zwei Wochen auch noch erledigt werden sollten. Hiervon kann man sich bedienen, wenn man mal eine bisschen freie Zeit hat. Hieraus kann man die Elemente der morgigen Todo-Liste auswählen. Irgendwie muss die schließlich auch noch zustande kommen. Viel länger als 2 Wochen in die Zukunft zu planen ist unmöglich. Mach es lieber einfach gar nicht.

Dann bleibt aber immer noch ein Haufen Kleinigkeiten übrig, die einfach nicht wichtig oder relevant genug sind, um sie auf die Wochenliste aufzunehmen. Sie festhalten und dadurch verlässlicher auch irgendwann machen, will man aber trotzdem. Muss nicht heute oder diesen Monat sein, aber irgendwann wäre schon ganz schön. Sobald das nicht mehr in deinem Kopf herumschwirrt und deine Gedanken blockiert, weil du dich ja daran erinnern willst, kannst du viel effizienter arbeiten. Beginne also noch eine dritte Liste, wenn du eh schon dabei bist:

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h2>die Clarity-Liste

Wie schon erklärt schreibst du hier einfach komplett alles auf, das dir einfällt, dass du es irgendwann mal erledigen willst. Sobald du den Gedanken hast, kommt es auf die Liste. So wird nichts vergessen, dein Kopf ist sofort wieder frei und du kannst dich beruhigt und konzentriert wieder der eigentlichen Aufgabe zuwenden. Die Ablenkung wurde möglichst gering gehalten; vielleicht brauchst du ja nur 5 Minuten, um wieder volle Konzentration zu erreichen.

Das dient wie gesagt mehreren Zwecken. Zum einen wird der Kopf gelehrt, weil man einen anderen, besseren Weg gefunden hat, sich an diese Sachen zu erinnern. Und weiterhin erinnert man sich ja tatsächlich besser daran, weil man auch noch nach einem halben Tag oder noch länger weiß, was das eigentlich war, woran man sich erinnern wollte: Man schaut einfach nach. Das alleine sollte schon Grund genug sein mit dieser Gewohnheit zu beginnen.
Zum anderen stellt das – verbunden mit einer weiteren Taktik – die beste Möglichkeit dar dafür zu sorgen, dass man all die Dinge auch macht, die man sich vornimmt. Diese weitere Taktik ist ziemlich simpel:

regelmäßige Kontrollen

Vielleicht alle 2 Wochen, vielleicht einmal im Monat oder auch mit deinem persönlichen Abstand sollte die Clarity-Liste kontrolliert werden. Das bedeutet, alle noch nicht weggestrichenen Eintragungen zu überprüfen und gegebenenfalls abzuhaken. Weiterhin wird man hierbei an all die Dinge erinnert, die man noch nicht gemacht hat. Man sollte also überlegen, ob sich das nicht gerade zum Erledigen anbietet. Vielleicht willst du ja jetzt gleich einen Termin mit dir selbst ausmachen, an dem du dich endlich um die Umsetzung kümmerst.

Und schließlich sollten Seiten, auf denen schon mehr als die Hälfte abgehakt ist, auf ein neues Blatt übertragen werden. (Nur die nicht erledigten Sachen.) So hat man eine bessere Chance den Überblick zu behalten und sich tatsächlich in einer freien Minute an ein paar der Dinge zu erinnern, die auch noch gemacht werden wollten.

Probier es mal aus. Beginne einen Zettel oder ein Heft, auf/in dem du alles sammelst, was du noch machen willst. Egal, ob das kleine Erledigungen oder große Lebensträume sind – alles soll drauf. Immer, wenn dir etwas weiteres einfällt, was nicht unbedingt auf die Wochenliste kommt, landet es hierauf. Verbunden mit regelmäßigen Kontrollen hast du dann bereits gewonnen. All diese Dinge werden tatsächlich umgesetzt werden. Natürlich nicht sofort. Das ist ja gar nicht nötig. Aber zumindest irgendwann!

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