Projektmanagement ist ein System, eine Sammlung von Techniken, um Projekte erfolgreicher abzuschließen. Sobald diese nämlich den Rahmen von 1 bis 2 Personen und mehreren Wochen überschreiten, kommt man irgendwann nicht mehr damit zurecht alles aus dem Ärmel zu schütteln, während man voranschreitet. Je größer und aufwändiger das Projekt, desto mehr muss es gemanagt werden, um erfolgreich abgeschlossen zu werden.
Mit der Zeit haben sich also verschiedene Techniken und Prinzipien entwickelt, welche Dinge man beachten und vor allem, wie man am besten vorgehen sollte, wenn es darum geht ein Projekt abzuschließen. Projektmanagement ist also eine Sammlung relevanter Tätigkeiten beziehungsweise deren Anwendung auf dein Projekt. Je nachdem wie groß dein Projekt ist, desto mehr Aspekte solltest du integrieren. Je kleiner das Projekt, desto mehr muss abgespeckt werden, damit sich der Aufwand überhaupt lohnt. Letztendlich geht es ja darum die Dinge aufzuschreiben, die nicht mehr in den Kopf einer einzelnen Person passen, bzw., sodass sie für alle leicht ersichtlich sind. Hierdurch wird der Erfolg des Projekts stark begünstigt. Wie immer gilt schließlich: Man kann nur an eine sehr begrenzte Menge Informationen gleichzeitig denken. Zum Glück gibt es Schrift.
An dieser Stelle muss natürlich auch ein Projekt definiert werden. Worauf kann man denn sinnvollerweise all diese Werkzeuge anwenden? Grundsätzlich gibt es nur eine Unterscheidung zu Alltagsaktivitäten: Ein Projekt wird einmalig durchgeführt. Darüber hinaus ist es meist neuartig oder außergewöhnlich und fällt eindeutig aus dem Umfang der normalen Alltagsaktivitäten heraus. Manchmal werden sogar neue Strukturen extra für das Projekt erschaffen und danach wieder aufgelöst. Aber sobald diese wichtige Eigenschaft gegeben ist: Das Projekt wird einmalig ausgeführt. (Und vielleicht später mal wieder verändert wiederholt?), lässt sich Projektmanagement anwenden. Man will schließlich dafür sorgen, dass es gleich beim ersten (und einzigen) Versuch erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Projektmanagement
Projektmanagement beginnt schon lange vor der Umsetzung des Projekts. Genauer möchte ich auf die Anstoß- und die Planungsphase vor der Umsetzung und die Abschlussphase nach der Umsetzung eingehen. Die Umsetzung selbst ist dann trivial bis auf den wichtigen Aspekt des Controllings. Auch darauf werde ich allerdings eingehen.
Der Projektstart
Ganz zu Beginn des Projekts ist es sinnvoll mit allen beteiligten zusammen zukommen und das Projekt gemeinsam einzuleiten. An dieser Stelle kann dann jeder seine Vorerfahrungen einbringen und so der Wiederholung peinlicher Fehler entgegenwirken.
Genauer gesagt geht es ganz zu Beginn erst mal darum die Situation zu analysieren und eine Lösung für das Problem zu finden. Vielleicht ist die Lösung offensichtlich und muss nur erfolgreich umgesetzt werden. Vielleicht muss auch erst noch eine funktionierende Lösung gefunden und ausgewählt werden.
Darüber hinaus ist es immer interessant alle Stakeholder, also Interessenten am Ausgang des Projekts aufzuzählen und sich zu überlegen, ob und auf welche Weise sie über das Projekt informiert werden. So ist das gleich von Anfang an festgelegt und niemand wird aus Versehen vergessen.
Weiterhin sollte auch eine Risikoanalyse zum vorgeschlagenen Lösungsweg durchgeführt werden. Was könnte alles schief gehen? Wie kann man das im Vorhinein vermeiden oder sollte man lieber das Unwahrscheinliche riskieren, weil der Aufwand zu groß wäre? Jetzt alle Risiken zu beachten und sich eine Reaktion für jetzt oder den Zweifelsfall zu überlegen ist auf jeden Fall immer eine gute Idee. Bei größeren Projekten ist es oft sogar sinnvoll Kreativ-Techniken zu verwenden, um auch ja nichts zu vergessen. Möglicherweise wählst du aber auch einfach die Option dir im Augenblick eine Reaktion zu überlegen.
Und schließlich muss noch die Struktur festgelegt werden, durch die das Projekt umgesetzt wird: Wer übernimmt welche Rolle? Wo liegen die Verantwortlichkeiten während dem Projekt? Wer hat Entscheidungsgewalt? usw.
Die Projektplanung
Diese Phase der Planung beginnt schon während dem Projektstart. Aufgrund ihres Aufbaus überlappt sie sich bereits mit dem Aspekt der Ideenfindung. Letztendlich muss man sich schließlich schrittweise von oben nach unten vorarbeiten. Und das beginnt logischerweise schon ganz am Anfang.
Zuerst werden die obersten Ziele formuliert, die dann in Teilziele und weitere Zwischenschritte aufgeteilt werden. Weiterhin werden Meilensteine und Arbeitspakete definiert, die in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden sollen. Und schließlich wird manchmal sogar noch innerhalb der Arbeitspakete ein Ablauf festgelegt, bis das Projekt sogar auf dem allerfeinsten Level durchgeplant ist.
Auf diese Weise wird dann eine realistische Aufwandsabschätzung ermöglicht. Einfach einen Aufwand für die einzelnen Arbeitspakete bestimmen und das ganze addieren. Ist das im erlaubten Rahmen oder muss nochmal an den Zielen geschraubt werden?
Auch wenn die komplette Planung noch nicht beim Projektstart durchgeführt wird, muss sie auf jeden Fall abgeschlossen sein, bevor die Umsetzung stattfindet. Nur ganz selten wird die Planung bestimmter Abschnitte auf später verschoben, da dann genügend Informationen vorhanden sind. Andernfalls ist es schließlich unmöglich den Ablauf des Projekts zu kontrollieren und gegebenenfalls anzupassen. Deshalb ist es auch so wichtig den Informationsfluss festzulegen. Wenn ganz klar ist, wer wann welche Informationen erwartet, muss man auch das nicht aus der blauen Luft erfinden, wie man gerade Zeit hat. Der ganze Ablauf wird flüssiger.
Die Umsetzung
Hier wird jetzt der eben erstellte Projektplan abgearbeitet. Hierbei ist es wichtig, das aufgrund des Informationsflusses eine ständige Kontrolle stattfindet. Befindet man sich noch im Zeitplan oder muss etwas angepasst werden? Es gibt hierfür grundsätzlich verschiedene Stellschrauben: Deadlines können angepasst, Ressourcen zur Verfügung gestellt, eventuell sogar das Produkt, das Endziel angepasst werden. Nur ganz selten wird ein Projekt abgebrochen, was an sich aber auch einen Erfolg darstellen kann. Man hat vermieden noch mehr Schaden zu verursachen.
Weiterhin sollte schon während der Umsetzung immer der aktuelle Fortschritt klar ersichtlich dokumentiert werden. Informationsfluss alleine reicht nicht aus. Vielleicht brauchst du auch einfach einen Ablagepunkt für all die Änderungen und Erkenntnisse, die sich zwischendurch ergeben. Dokumentation sollte jedenfalls nicht vernachlässigt werden.
Der Projektabschluss
Das selbe gilt auch für das letzte Treffen. Natürlich sind eine Abschlussanalyse und die Abrechnung wichtige Aspekte. Am wichtigsten ist aber immer die Dokumentation. Hier werden all die Dinge festgehalten, die man im Laufe des Projekts gelernt hat. Dadurch kannst du das nächste Projekt deutlich angenehmer gestalten. Du hast dann Zugriff auf all die Erkenntnisse in vorherigen (ähnlichen) Projekten und musst dich nicht darauf verlassen, dass du dich im richtigen Moment an sie erinnerst.
Das waren jetzt also die wichtigsten Aspekte. Du selbst musst entscheiden, wie viel Aufwand du beim managen deines nächsten Projekts betreiben willst. Nicht jegliche Übertreibung ist schließlich gerechtfertigt. Am Ende tötest du dein Projekt noch mit übermäßigem außen-herum-Aufwand. Alles mit Maßen und du wird die Projekte, die du dir vornimmst, auch erfolgreich zu Ende führen.