Instinktiv ist es bestimmt jedem bereits klar: die Schule bereitet einen nicht wirklich auf das echte Leben vor. Auf keinem Job hat man einen festen Stundenplan von verschiedenen Kursen, wo man einfach nur anwesend sein muss. Und man bekommt auch sicherlich keine Aufträge, die man irgendwann in der Freizeit dazwischen bearbeiten soll. „Hausaufgaben“ werden sogar verpönt: man sollte Arbeit und Privatleben trennen. Bei Feierabend eine klare Grenze setzen und nicht mal den Stress und die Sorgen des Tages mit nach Hause nehmen. Darum kann man sich dann morgen kümmern. Morgen ist schließlich ein Tag, der exakt genauso aussieht wie heute. Solange du die Deadline einhältst, musst du oft ganz alleine entscheiden, wann du welchen Teil deiner Aufgaben erledigst.
So geht es zumindest in Bürojobs zu und ich kann auch nur über diese Sorte von Arbeit eine fundierte Aussage treffen, da ich bisher auch nur diese Variante kennengelernt habe. Es gibt natürlich noch viele andere Jobs, in denen klarer definiert ist, was du in jedem Augenblick zu tun hast, aber sobald du als „Wissensarbeiter“ agierst, wirst du auch mit diesem Problem zu kämpfen haben:
Zeitdruck
Man kann die Sache aus verschiedenen Perspektiven sehen: Vielleicht bekommt man zu wenig Zeit zur Vervollständigung von Aufgaben. Oder man bekommt zu viele Aufgaben aufgehalst. Möglicherweise ist auch einfach dein Arbeitstag zu kurz oder von Meetings so stark fragmentiert, dass du zu nichts mehr kommst. Das Resultat ist jedenfalls immer das selbe: Du hast zu viel zu tun und zu wenig Zeit.
Das kennen viele natürlich auch aus der Schule, aber jetzt ist es etwas anderes. Du darfst nur soundso-viele Stunden pro Tag darauf verwenden und sicherlich auch nicht am Wochenende daran arbeiten. Plötzlich sind verschiedene Strategien von fundamentaler Bedeutung, ohne die man vorher sehr wohl auskommen konnte.
damit umgehen
Zum einen lernt man also die Aufgabenpriorisierung. Dass „einfach die Liste von oben nach unten durcharbeiten“ oft keine so gute Idee ist, merkt man schnell. Manche Dinge, müssen einfach viel früher erledigt werden. Manches hat noch Zeit. Und gelegentlich kann man Sachen sogar einfach komplett weglassen, ohne dass sich irgendwer daran stört. Das zu entscheiden erfordert Übung. Je öfter man es macht, desto einfacher geht es von der Hand. Sehr wahrscheinlich kann man diese Fähigkeit sogar in den nächsten Job mitnehmen. Man weiß dann zumindest schon mal, dass es nötig ist, und kennt die Grundlagen. Die genauen Prioritäten kriegt man dann ziemlich schnell mit.
Weiterhin lernt man mit der Zeit sich auf Knopfdruck zu konzentrieren. Man kann nicht einfach irgendwann arbeiten, sondern muss es dann machen, wenn man gerade auf der Arbeit ist und ausnahmsweise mal nicht an einem Meeting teilnehmen muss. Je länger man wartet sich zu konzentrieren, sondern stattdessen eine Unterhaltung führt oder „Emails liest“, desto weniger bekommt man zustande. Die beste Strategie ist es, sich schon vorher zu überlegen, was man an einem Tag alles schaffen will und dann jede Minute, die nicht anderweitig verwendet werden muss, darauf zu richten dieses Ziel zu erreichen. Also kein Herumtrödeln, sondern konzentriertes Arbeiten.
Die selbstständige Zeiteinteilung ist also auch gleich mit dabei. Je nachdem ob du ein Morgenmensch oder ein Abendmensch bist, legst du am besten deine schwierigste Aufgabe an den Beginn des Tages oder in den Nachmittag. Dort bist du am fittesten und kannst sie mit der angemessenen Genauigkeit bearbeiten. Die übrigen Aufgaben werden dann auf andere freie Zeitblöcke verteilt bzw. füllen die Zwischenräume. Vielleicht schaffst du es sogar irgendwann vorauszusagen welche Aufgaben in der nächsten Woche wie viel Zeit verbrauchen werden und dann schon im Voraus zu planen. Wäre doch ziemlich cool.
Dieses ständige Emails lesen, das ich eben angesprochen habe, ist übrigens nicht ganz unbeteiligt, an dem Zeitdruck, der in fast jedem Bürojob entsteht. Zum einen fragmentiert man damit seine eigene Aufmerksamkeit – vor allem wenn man sofort benachrichtigt wird, wenn eine neue eintrudelt -, zum anderen bekommt man alle weiteren Aufgaben auch sofort mit und will sie dann sofort erledigen. Wenn man sich dann noch an Unterhaltungen beteiligt, die dummerweise über Emails geführt werden, die immer gleich an 20 verschiedene Leute geschickt werden, ist es sowieso zu spät. Man kann nicht mehr konzentriert arbeiten, der Zeitdruck nimmt zu. Auch das muss man also lernen: mit Emails richtig umgehen.
Mitarbeiter
In der Schule konnte man sich ja noch wunderbar aus dem Weg gehen, wenn man sich nicht mochte, aber auf der Arbeit hast du plötzlich eine kleine Gruppe an Menschen, mit der du ständig zusammenarbeiten musst. Besser, ihr werdet schleunigst zu einem Team. Streitereien kann niemand gebrauchen und sind vor allem sehr schädlich für deine Produktivität. Aber das geht noch viel weiter. Man muss wirklich lernen mit Menschen umzugehen, um in der Bürowelt zu überleben.
verschiedene Chefsorten
Es gibt die verschiedensten Varianten, wie sich dein Vorgesetzter verhalten könnte. Er kann jeden deiner Schritte kontrollieren und vorschreiben, oder sich sogar so fern halten, dass er dir nicht mal hilft, wenn du etwas noch nie gemacht hast, und es dringend erklärt bekommen möchtest.
Die beste Variante wäre, wenn er sich entsprechend deiner Kompetenz bei den dir zugetrauten Aufgaben auf diesem Spektrum bewegt, am Anfang mehr erklärt und dir schließlich immer mehr Freiraum lässt.
Aber das kann man ja nicht von jedem einfach so erwarten. Die meisten Chefs wollten nie Chef sein, sondern wurden einfach nur befördert. Vielmehr liegt es an dir mit jeder Variante umzugehen, mit der du es im Laufe der Zeit zu tun hast. Schaffst du das? Du wirst es lernen müssen, sonst überlebst du nicht lange. Demonstrieren, dass du es auch selbstständig in einem akzeptablen Qualitätslevel schaffst, kann helfen. Deine Kollegen helfen dir bestimmt, wenn es dein Chef nicht erklären will. Und so weiter. Du musst deine eigenen Gegenmaßnahmen finden.
Büropolitik
Das ist eine unglaublich unnötige Sache. Sobald du auch nur den Hauch von negativer Konkurrenz zwischen Mitarbeitern spürst, ist der Schritt nicht mehr weit, bis sie sich gegenseitig in den Dreck ziehen und andere politische Aktivitäten ausführen. Am besten du rennst so schnell du kannst, aber ansonsten ist es am sinnvollsten sich so weit es geht herauszuhalten. Beteilige dich einfach nicht daran.
Falsche Bilder, die möglicherweise über dich ins Leben gerufen werden, kannst du mit Taten widerlegen. Außerdem bist du produktiv, während die anderen ihren gegenseitigen Niederfall planen. Die besten Organisationen sind jedenfalls die, wo alle zusammenarbeiten, womöglich nicht mal mit Außenstehenden konkurrieren. Aber lässt sich soetwas überhaupt erreichen?