Beschäftigt aussehen ist eine weit verbreitete Verhaltensweise in unserer modernen Arbeitswelt. Instinktiv will man damit das Bild abgeben, dass man einiges arbeitet und produktiv vorankommt. Und vor allem kann man dann nicht noch weitere Aufgaben übernehmen, die unweigerlich auf einen zu kommen werden. „Könntest du das bitte schnell für mich machen?“, „Könntest du mir hierbei helfen?“ – „Ja“ ist aber trotzdem immer noch die Standardantwort. Man will ja auch helfen. Aber kommt man während all diesem beschäftigt-Getue mit seiner Arbeit voran? Erledigt man die wichtigsten Dinge? Oder wählt man lieber die Aktivitäten aus, die sich am besten für das beschäftigt aussehen eignen? Das kann nämlich durchaus ein Unterschied sein.
Sobald du aber die viel bessere Verhaltensweise der klaren Priorität erlernt hast, also mit Fokus die allerwichtigste Aufgabe abzuschließen, dann die nächste, sollte sich das obige Szenario in Luft auflösen. Sobald du das kannst, wirst du nämlich gelegentlich auch Aufgaben mit „Nein“ beantworten können. Die Arbeitslast wird erträglich, du machst die wichtigsten Dinge zuerst. Und gleichzeitig hat sich an deinem Bild nach Außen nicht viel geändert. Vielmehr wirkst du jetzt sogar noch viel beschäftigter, seit du auch gelegentlich eine Bitte um deine Zeit ablehnst. Du schlägst also zwei Fliegen mit einer Klappe: du bist tatsächlich produktiv und wirkst gleichzeitig auch noch beschäftigt. Nur nach dem zweiten zu streben ist einfach falsch.
der Standardzustand
Die allerwenigsten machen das ja überhaupt absichtlich. Es ist einfach ein Nebeneffekt verschiedener anderer unpraktischer Arbeitshaltungen. Jeder kennt das: Mit der Zeit häufen sich eine Menge ToDos an, die alle abgearbeitet werden sollen. Am besten noch gestern. Wie behält man da den Überblick, was wirklich wichtig ist? Wie entscheidet man, was zuerst erledigt werden soll? Am einfachsten geht es da doch einfach, sich um die Dinge in der Reihenfolge zu kümmern, wie sie auftauchen bzw. auf der Liste stehen. Neue Sachen werden entweder sofort gemacht (auf bitte vom Chef) oder unten drunter geschrieben. Und dann rennt man los. So schnell wie möglich die Punkte abarbeiten. Andauernd von einer Aufgabe zu einer völlig anderen springen. An verschiedenen Punkten noch weitere Informationen einholen. Etc. Man ist ziemlich gestresst. Ich schlage eine andere Verhaltensweise vor.
Priorität finden
Wenn deine Arbeit nicht tatsächlich im kopflosen abarbeiten einer großen Liste besteht, würde es dir gut tun, „vor dem Arbeitsbeginn“ (das ist eindeutig auch schon Arbeit) ein bisschen Zeit in die Planung zu investieren. Geh nochmal gründlich deine Liste durch: Was ist besonders wichtig? Welche Projekte stehen zur Zeit an, die weitergeführt werden sollten, aber vielleicht gar nicht aufgeführt wurden? Welche Sachen können weggelassen werden, ohne dass etwas schlimmes passiert? Welche Aufgaben werden dadurch einfacher, dass zuerst etwas andere erledigt wurde? Solche Fragen bringen schon einiges an Klarheit.
Wie könnten die Aufgaben in Gruppen sehr ähnlicher Arbeitsschritte zusammengefasst werden? Wenn du diese Dinge gebündelt erledigst, sparst du einiges an Zeit, weil du nicht zwischen verschiedenen Arbeitsmodi wechseln musst. Du sparst dir den Wechsel-Zeitverlust zwischen zwei sehr unterschiedlichen Aufgaben und kannst vielleicht sogar Schritte zusammenfassen und nur einmal machen, die du sonst hättest doppelt machen müssen. Auch das kann deutlich dabei helfen die Klarheit zu steigern.
Nach dieser Übung sollte deine ToDo-Liste ganz anders aussehen: Anstatt einer Langen Liste, die einfach abgearbeitet wird, hast du jetzt verschiedene Aufgabengruppen, mit einer unterschiedlichen Priorität. Daraus wählst du jetzt die wichtigste aus, und dann arbeitest du mit Fokus.
mit Fokus arbeiten
Fokus bedeutet, dass du dich jetzt nur auf diese eine Sache konzentrierst. Alle anderen Überlegungen und Anfragen nach deiner Zeit werden ausgeblendet und abgelehnt bzw. auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. (Unten auf die ToDo-Liste schreiben ;)) Vollkommene Konzentration alleine bringt schon einen deutlichen Produktivitätsboost. Aber jetzt musst du dir noch nicht mal Sorgen machen, dass es etwas anderes gibt, das du viel dringender machen solltest. Du kannst dir sicher sein: Was du gerade machst, ist das wichtigste, was du mit deiner Zeit anfangen kannst. Das bringt dir innere Ruhe. Der Stress lässt nach und du kannst die Aufgaben so gut wie möglich abarbeiten – vorher warst du immer mental nicht ganz bei der Sache.
Und ganz nebenbei wirkst du dabei noch beschäftigter als vorher. Du liest sicherlich keine Emails. Alle persönlichen Bitten werden auf später verschoben. Wer sich so verhält, ist eindeutig beschäftigt.
Je besser du diese Priorisierung hinbekommst, desto häufiger wird es übrigens passieren, dass du auch mal mehrere Stunden am Stück an einer Aufgabengruppe sitzt. In einer solch langen Zeitspanne, kann man unglaublich viel erreichen. Die Frage ist nur, ob du dich auch so lange konzentrieren kannst! Keine Sorge. Das ist nur eine Frage der Übung.
Konzentrationseinheiten anordnen
Jetzt kommen wir eindeutig schon in das Gefilde der Optimierung. Bist du ein Morgenmensch oder ein Abendmensch? Je nachdem entscheidet sich, wo am Tag du dein Leistungsmaximum hast. Hierhin solltest du natürlich die allerwichtigste Aufgabe legen. Ich als Morgenmensch habe also den Vorteil die allerwichtigste Aufgabe gleich als erstes erledigen zu sollen. Außerdem hat man meist auch noch ein zweites Leistungshoch. Zum Beispiel am Nachmittag, etwas nach dem Mittagessen. Hier kann man dann auch nochmal einen großen Arbeitsblock hinlegen. Und in den Lücken dazwischen (je kleiner sie sind, desto besser bist du bereits in der Priorisierung und Gruppierung) ist dann noch Platz für ein paar Kleinigkeiten. Hier entscheidest du am besten einfach spontan, was du schnell erledigen willst, bis der nächste große Arbeitsblock beginnt.
Termine mit sich selbst
Sobald du es schaffst die eben beschriebenen Tipps anzuwenden, wie man am besten seine Aufgaben auf den Tag verteilen soll, bist du schon ziemlich weit. Noch besser wird das dann, sobald du in deinen Kalender Termine für diese Aufgaben einträgst. So verpflichtest du dich selbst dazu, sie tatsächlich zu erledigen. Und kommunizierst an andere, dass du gerade keine Zeit hast. Wann? Am besten am Tag vorher. Am selben Tag ist eine schlechte Idee und je früher man es festlegt, desto unflexibler ist man.
All das sind dann aber nur zusätzliche Boni. Der wahre Sprung nach vorne kommt, sobald du aufhörst einfach nur produktiv zu sein und stattdessen mit Fokus auf der wichtigsten Sache, die es zu erledigen gibt, zu arbeiten. Dadurch kommst du mit den wichtigen Dingen viel schneller voran und kannst inneren Frieden genießen, während du arbeitest. Das letzte alleine ist schon einiges Wert. Wirst du dich darum bemühen, dein eigenes Verhalten entsprechend anzupassen?