Entscheidungen automatisieren kommt in zwei grundsätzlich verschiedenen Szenarien ziemlich hilfreich. Einmal ist man völlig alleine mit sich selbst, da sich die Automatisierung nur im Inneren abspielt und dafür sorgt, dass Gedanken Beachtung finden, die im Vorhinein gedacht wurden. Beim anderen mal geht es um die Weitergabe von Entscheidungsprinzipien von Vorgesetzten zu ihren Untergebenen, sodass erstere mehr Zeit haben sich um die wichtigen Dinge zu kümmern. Zwei unterschiedliche Gründe, vermutlich recht unterschiedliche Varianten es umzusetzen. Trotzdem lassen sich bestimmt einige der Taktiken auf die jeweils andere Seite übertragen. Und wenn sich die Möglichkeit ergibt, sollte man solche Perspektivenwechsel und Lösungsübertragungen auf jeden Fall immer durchführen. Man kann einiges über die Funktionsweise der Prinzipien auf der Ursprungsseite lernen und erhält womöglich gleich noch eine neue Lösung für die zweite Seite dazu.
Nochmal kurz zur Wiederholung die beiden Szenarien: Einmal möchte ein Vorgesetzter Entscheidungen abgeben können, sodass sie immer noch in seinem Sinne getroffen werden. Beim anderen geht es darum auch im Augenblick sinnvoll zu entscheiden, indem man sich auf vorherige Überlegungen verlässt, anstatt instinktiv handeln zu müssen.
Entscheidungen automatisieren in Unternehmen
Hier haben wir ein eindeutig leichteres Problem zu lösen. Wie kann man die Entscheidungskompetenz in bestimmten Dingen an die eigenen Untergebenen abgeben und dabei trotzdem noch dafür sorgen, dass die Entscheidungen so getroffen werden, wie man es gerne möchte? Natürlich kann man das nie zu 100% garantieren. Das ist der Preis, den man hier zahlen muss, um den eigenen Arbeitsaufwand und vor allem die Unterbrechungen bei wichtiger Arbeit zu vermindern. Falls es allerdings überhaupt nicht möglich ist, derartige Entscheidungsfindung durchzusetzen, kann man das natürlich auch nicht einführen. In einem solchen Fall liegt noch eine Menge „Erziehungsarbeit“ vor dem Vorgesetzten, bevor er sich von diesen unnötigen Lasten befreien kann.
Unternehmenskultur
Das ist die Low-Cost-Variante und ähnelt in gewisser Weise einem internen Wertesystem. Falls beide schon eine Weile beim Unternehmen sind, entscheiden sie ziemlich sicher entlang ähnlicher Bahnen. Hier ist Delegation also recht einfach möglich. Fall der Vorgesetzt allerdings erst vor kurzem Mitarbeiter geworden ist, muss er sich vielleicht erst mal erklären lassen, wie es hier läuft, und wird zu beginn viele Dinge seine Untergebenen entscheiden lassen und sich die Entscheidungen erklären lassen. Das ist übrigens auch vom Prinzip her die richtige Taktik für den anderen Fall: der Untergebene ist noch nicht so lange mit dabei und muss also auch erst mal lernen, wie die Dinge so laufen. Hier funktioniert die „Erziehung“ genauso, wie vor jedem anderen Hintergrund: ich schlage folgendes einfache System vor.
Entscheidungen gemeinsam durchdenken
Das kann in verschiedenen Stufen der Autonomie stattfinden. Ganz unten liegt die Variante, wo der Vorgesetzte einfach nur erklärt, wie er zu einer Entscheidung gekommen ist. Einen Schritt weiter nehmen einzelne oder mehrere Untergebene an der Lösungsfindung teil, die endgültige Entscheidung trifft aber immer noch der Vorgesetzte. Hier erhalten alle Beteiligten automatisch ein tieferes Verständnis der zugrundeliegenden Zusammenhänge und vor allem der Werte ihres Vorgesetzten. Sie können daraus also ableiten, wie er in anderen Situationen entscheiden würde. Ein sehr praktisches Wissen, denn jetzt können sie eigene Entscheidungen treffen, mit denen er einverstanden ist, ohne im Vorhinein nachfragen zu müssen.
Und genau das ist auch der nächste Schritt: Untergebene werden mit der selbstständigen Lösungs- und vor allem Entscheidungsfindung beauftragt und erklären diese Entscheidung danach ihrem Vorgesetzten detailliert. Auf welche Punkte haben sie wert gelegt, welche Details wurden beachtet, wie die einzelnen Argumente abgewogen. Gab es hier eine Abweichung davon, wie der Vorgesetzte entschieden hätte, kann er erklären, wie genau er vorgegangen wäre, beziehungsweise an welchen Stellen er eine andere Gewichtung vorgenommen hätte und klarstellen, was er in Zukunft erwartet. Nach ein paar Durchläufen werden die Entscheidungen immer besser, bis der Vorgesetzte sie nicht mehr so genau überwachen muss. Er hat sie also die Entscheidungen automatisieren können. Auf welche Bereiche wird er das anwenden und welche Entscheidungen möchte er weiterhin selbstständig treffen?
Das wird also durch die klaren Erwartungen und Vorlieben des Vorgesetzten ermöglicht. Klare Erwartungen sind immer eine gute Sache. Wer also merkt, dass er sie nicht oft genug ausspricht, sondern einfach davon ausgeht, dass andere sie instinktiv wissen, sollte das vielleicht öfter tun. Er verlässt sich praktisch auf die Unternehmenskultur, obwohl diese den aktuellen Bereich gar nicht abdeckt. Man sollte also durchaus vorsichtig sein.
innerlich Entscheidungen automatisieren
Aber inwiefern lassen sich die eben beschriebenen Taktiken, die in gewisser Weise schon einem Wertesystem ähneln, auf Entscheidungen übertragen, die zur Gänze innerhalb von dir stattfinden? Eben hatten wir zwei verschiedene Menschen, die beide bewusste Entscheidungen getroffen haben und sich synchronisieren wollten.
Jetzt haben wir eine völlig andere Situation: man hat sich ordentlich Gedanken über etwas gemacht und möchte, dass die daraus resultierenden Erkenntnisse auch in folgenden Entscheidungen zum Tragen kommen. Man will also dafür sorgen, dass man sich im richtigen Augenblick an bestimmte Informationen erinnert, um besser entscheiden, bzw. einfach schon vorgefertigten (automatisierten) Entscheidungen folgen zu können. Die alternative wäre auf Instinkte zurückgreifen zu müssen, die zwar bestimmt auch ziemlich gut sind, die aber womöglich in der Vergangenheit zu einer Falschentscheidung geführt haben. Sie sind eine Reflexion deiner inneren Werte und diese zu ändern braucht Zeit und Aufwand.
Besser man beginnt erst mal mit einer vielleicht nicht ganz so schicken Variante, die dafür aber viel schneller Ergebnisse zeigt. Die 100% Regel ist ein einfaches Beispiel dafür: man hat sich bereits entschieden und darf jetzt keine Ausnahmen machen, ob es um Gummibärchen, Sport oder was auch immer anderes geht. Etwas differenzierter wären Wenn-Dann-Regeln, in denen man sich klare Handlungsgrundsätze überlegt und diese durch Visualisierung fest mit bestimmten Situationen verknüpft. Kommt man dann in eine entsprechende Situation kann man sich tatsächlich daran erinnern und muss nur noch der bereits getroffenen Entscheidung vertrauen. Schafft man das, war das „Entscheidungen automatisieren“ erfolgreich.
Lässt sich das wiederum auf Unternehmen übertragen? Ja, zum Beispiel mit einem Handbuch, indem alle gewöhnlichen Entscheidungen und Verhaltensgrundsätze niedergelegt sind. Hier kann dann jeder Neuling nachschauen, bis er sie auswendig weiß. Allerdings ist eine solche Maßnahme in vielen Situationen viel zu viel. Sie ist bestimmt sehr praktisch in einfachen Jobs, die sich nicht verändern. Überall sonst, braucht man allerdings auch ein bisschen Freiraum für Innovation. Sozusagen die Chance seinen Job noch besser zu machen. Will man das jemandem verwehren?