Prozessoptimierung ist eine meiner liebsten Zeitvertreibe. Es geht darum einen bestimmten Prozess effizienter zu machen, unnötigen Schritte hinauszuwerfen, die Reihenfolge anzupassen, vielleicht einen anderen Aspekt abzuändern, um eine bestimmte Variable zu optimieren. Meistens die Zeit, die man in seine Vervollständigung investieren muss. Vielleicht die Menge an Personen, die daran beteiligt sind, oder die Komplexität der Dokumentation. Je nachdem worauf man seinen Fokus legt, kann man einen von diesen Punkten besonders tief machen. Sehr oft sinken sie allerdings alle, während man sich auf einen konzentriert. Das ursprüngliche Vorgehen war einfach nicht besonders ausgereift. Es hat sich eben so eingebürgert und dann wollte niemand mehr etwas daran ändern. Einfach stumpfsinnig abarbeiten (oder müde der Gewohnheit folgen) wird zur Tagesordnung.
Aber das ist exakt der falsche Ansatz. Prozessoptimierung selbst ist ein Prozess. Und zwar ein dauerhafter. Man macht damit Vorgänge Schritt für Schritt ein bisschen besser. Man implementiert immer wieder eine weitere Veränderung, die die Komplexität und den Aufwand reduziert, und optimiert dabei das Vorgehen. Das resultiert ganz von alleine aus der Haltung, dass das der einmal festgelegte Ablauf nicht für immer fest ist. Wenn man ihn verändern darf, probiert man auch gelegentlich Veränderungen aus (in seinem Kopf?) und wenn sie eine Verbesserung darstellen, bleiben sie erhalten. Es geschieht sozusagen zufällige Evolution.
Prozessoptimierung optimieren
Aber diesen Prozess der Prozessoptimierung, kann man noch stark optimieren, vor allem, wenn er so dynamisch auftaucht. Anstatt einzelne Verbesserungen in der echten Welt auszuprobieren, ist es schon mal viel besser eine große Menge Alternativen in seinem Kopf zu simulieren, bis man eine deutlich bessere gefunden hat.
Hier kommt auch das Design-Prinzip zum Vorschein: Im Vergleich zu gewöhnlichen Entscheidungen, wo man mit unzähligen Optionen zu kämpfen hat und die endgültige Auswahl ein echtes Kopfzerbrechen erfordert, ist es komplett auf den Kopf gestellt: Die Schwierigkeit liegt im Finden einer guten Alternative. Man kann natürlich viele Ideen haben, die meisten werden allerdings ziemlich schlecht sein. Mit der Zeit kristallisiert sich vielleicht etwas besseres heraus. Das dauert aber. Sicher ist allerdings: Sobald man eine besonders gute Alternative gefunden hat, kann man sie sofort erkennen.
Das ist auch bei Prozessoptimierung der Fall. Man sollte eine Menge Ideen sammeln, wie man einen Ablauf verändern könnte, um ihn zu optimieren. Dann diese Ideen aussortieren und kombinieren, um eine besonders gute Lösung zu finden, die dabei ausgesprochen leicht zu erkennen ist. Womit dann auch die Entscheidung getroffen ist. Der bisherige Ablauf wird durch diesen neuen ersetzt.
Aber wie generiert man solche Ideen? Dazu kann ich nicht viel sagen. Zum einen kannst du natürlich deine Kreativität trainieren, indem du jeden Tag eine ganze Liste Ideen zu irgendeinem Thema aufschreibst, und das dann auch hier anwenden. Zum anderen möchte ich dir noch ein Prinzip vorstellen, mit dem sich der Prozess noch weiter vereinfachen lässt.
Prozesse visualisieren
Das ist der große Trick: Sobald du den Prozess in seiner Gesamtheit vor dir siehst, erkennst du ziemlich schnell einige der Defizite. Du kannst unnötige Schritte streichen und schon durch winzige Umsortierungen deutliche Erleichterungen erreichen. Welche Variante der Visualisierung du letztendlich verwendest ist eigentlich egal. Hauptsache ist, dass du keinen einzigen Schritt weglässt. Du musst den Prozess bis ins kleinste Detail aufzeichnen. Nur gelegentlich ist es erlaubt mehrere Schritte unter einem Oberpunkt zusammengefasst zu lassen. Wann genau, wirst du schon selbst herausfinden mit der Zeit.
Anstatt das irgendwie zu machen, kannst du auch noch mehr Struktur in dieses Vorgehen hineinbringen. Zuallererst hast du also schon alle unnötigen oder doppelten Schritte einfach gestrichen. Wir brauchen sie nicht. Weiterhin findest du vielleicht Situationen, in denen zweimal das selbe an unterschiedlichen Stellen eingetragen wird – weil die Gewohnheit es eben so vorgibt. Auch soetwas kannst du vielleicht eliminieren oder zumindest automatisieren, sodass ein Programm das Kopieren der Daten übernimmt.
Und schließlich solltest du dir auch noch die Wartezeiten bei längeren Aufgaben anschauen. Wie kannst du sie geschickt übereinander legen, sodass du eine Sache startest, dann etwas anderes erledigst und schließlich rechtzeitig für das Ende der ersten Sache wieder da bist? So parallelisierst du die verschiedenen Aufgaben innerhalb einer einzigen Person. Eventuell kannst du auch mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten lassen, das ist allerdings etwas, was du vorher gut abwägen solltest. Jede zusätzliche Person in einem Prozess erhöht die Komplexität ungemein.
Was ist hier der längste Schritt, unter dessen Länge die Gesamtdauer des Prozesses absolut nicht abgesenkt werden kann? Hierauf solltest du im Folgenden deinen Fokus richten. Kann man diesen Schritt irgendwie abändern, sodass er kürzer dauert? Das ist der limitierende Schritt. Solange er unverändert bleibt, stößt Prozessoptimierung durch Umsortierung an ihre Grenzen. Und es gibt auch noch eine Menge anderer Varianten, wie ein einzelner Schritt eine Grenze zur Verbesserung darstellen kann. Vielleicht wird eine Ressource von mehreren verschiedenen Prozessen geteilt. Vielleicht muss man noch auf ein äußeres Ereignis warten, bevor man weitermachen kann. Sobald du dich mit dem Prozess beschäftigst, werden dir die limitierenden Schritte sofort auffallen. Sie werden vermutlich sogar unterschiedlich sein, je nachdem nach welcher Variable du optimieren möchtest. Auch das ist also wichtig im Blick zu behalten. Und wie kannst du diese limitierenden Schritte jetzt umgehen? Finde eine gute Lösung. Designe einen besseren Prozess.
überall anwenden
So extrem, wie ich das Ganze eben ausgeführt hat, muss man normalerweise gar nicht werden. Die meisten Abläufe sind überhaupt nicht optimiert und es kann schon eine Menge gutes getan werden, allein dadurch, dass man sich um eine Verbesserung bemüht. Es geht also weniger um die absolute Optimierung eines Vorgehens, bis es nicht besser werden kann. Vielmehr ist es wichtig einen Blick für das Optimierungspotential einer Sache zu entwickeln und Handlungsinitiative zu ergreifen, wenn es besonders groß ist. Dann kann man immerhin mit wenig Aufwand eine Menge zukünftigen Aufwand vermeiden.
Und das lässt sich wirklich überall anwenden. Sobald du dafür sensibilisiert bist, kannst du Prozesse in jedem Aspekt deines Lebens erkennen und hast dann auch gleich Ideen, wie du ihn vielleicht ein bisschen besser machen könntest. Und dann setzt du das um. Und dann gibt es da noch diesen anderen Prozess, den du auch gleich optimierst. Und noch einen anderen. Vielleicht schlägst du anderen simple Verbesserungen vor? Ganz egal. Beschäftige dich mal ein bisschen mit der Frage aus der Überschrift: Wo kann man überall Prozessoptimierung anwenden?