Ich habe jetzt ja schon eine Menge über verschiedene Strategien gesprochen, um die tiefe Arbeit in deinem Arbeitsleben zu maximieren. Aber ein Thema habe ich noch nicht erwähnt: Emails. Sie sind eine unglaublich große Zeitsenke, sobald man auch nur einen kleinen Fuß in ein größeres Organisationssystem hineinsetzt. Aber um deinen Emailaufwand reduzieren zu können, brauchst du ein bisschen Mut.
Das ist nichts für Leute, die ihren Selbstwert an anderen Leuten aufhängen. Du musst dich davon lösen immer vermeintlich am besten in den Augen der anderen dazustehen zu wollen. Das bringt dir selbst letztendlich doch nichts gutes. Gehe stattdessen einen besseren Weg. Definiere deinen Selbstwert über dich selbst. Lebe so, dass du selbst mit dir zufrieden bist, und dann stelle hohe Ansprüche.
Jedenfalls musst du, um deinen Emailaufwand reduzieren zu können, ein paar Maßnahmen durchsetzen, die dir vielleicht zuerst sehr kühn erscheinen. Sobald du sie aber ausprobiert hast, wirst du erkennen, dass sie sowohl sehr gut funktionieren, als auch gar nicht so schlimm sind, wie du es dir vielleicht vorgestellt hast. Aber genug der gruseligen Vorhersagen, ich persönlich halte das alles für sehr gute Optionen, die eigentlich einfach jeder nutzen sollte, egal wie sehr er in Emails eingedeckt wird.
Keine Sorge, die anderen werden sich an deine neuen Emailrichtlinien gewöhnen.
Emailaufwand reduzieren
Ich sehe das ganze in 3 Stufen:
– seltener Emails überprüfen
– auf weniger Emails antworten
– weniger Emails bekommen
Und weil die ersten beiden natürlich sehr viel leichter zu implementieren sind, werde ich sie zuerst besprechen.
1. seltener Emails überprüfen
Du musst Emails nicht 5 Minuten, nachdem du sie erhalten hast, beantworten. Wenn die Information wirklich so dringend gewesen wäre, hätte man dich einfach angerufen. Und doch ist das eine Falle in die man oft hinein tappt. Man hat einfach das Gefühl direkt auf Emails antworten zu müssen.
Aber zum Glück gibt es einen sehr einfachen Trick, um dieses Problem zu umgehen. Deaktiviere alle Benachrichtigungen bei neuen Emails und überprüfe sie stattdessen in regelmäßigen Abständen. Dazwischen sollte deine Emails nicht einmal geöffnet sein. Ansonsten wirst du vielleicht dazu verleitet, doch mal nach aktuellen Nachrichten zu schauen.
Bei sehr vielen wird es vermutlich reichen 1x pro Tag Emails zu überprüfen. Zum Beispiel, nachdem all deine tiefe Arbeit schon erfolgreich abgeschlossen wurde. Wenn es unbedingt sein muss, kannst du es ja zwei mal machen. Aber bitte niemals als allererste Aktion am Tag, zum Beispiel Mittags und Abends. Nur die allerwenigsten Jobs erfordern ein stündliches Abrufen neuer Nachrichten.
Und wenn du dir nicht sicher bist, wie oft du Emails lesen solltest, probier doch einfach mal die 1x pro Tag Strategie aus. Die Leute werden sich daran gewöhnen und wenn es auf keinen Fall funktioniert, kannst du es ja doch wieder häufiger machen. Alternativ kannst du auch bei deinem Chef fragen, wie viel Zeit du mit Organisation (=Emails) verbrauchen sollst, die du anderweitig für produktive Arbeit verwenden könntest. So hast du dann eine offizielle Entscheidung, auf die du dich berufen kannst, wenn es doch mal zu Reibereien kommt.
2. weniger Emails beantworten
Bei sehr vielen Emails ist es vollkommen in Ordnung nicht zu antworten. Du solltest das Risiko eingehen, dass kleine, schlechte Dinge geschehen, damit du mit deiner Zeit stattdessen große Dinge zur Realität machen kannst.
Verwende doch einfach folgendes simples System: Wenn eine Nachricht in eine dieser drei Kategorien fällt (oder mehr), brauchst du nicht zu antworten:
- schwierig eine sinnvolle Antwort zu geben, vor allem in der verfügbaren Zeit (Anfrage zu unklar)
- interessiert dich nicht
- passiert nichts schlimmes, wenn du sie nichts beantwortest
Das reduziert stark die Menge an Emails die du schreiben musst, und die daraufhin wieder zu dir zurückkommen werden. Das bedeutet eindeutig einen geringeren Zeitaufwand, solange du es erfolgreich durchziehen kannst.
Manchmal gibt es natürlich Ausnahmen, in denen du trotzdem auf die Email antworten solltest, obwohl sie in alle 3 Kategorien fällt. Zum Beispiel, wenn sie von deinem Chef abgeschickt wurde. So etwas kommt aber zum Glück nur sehr selten vor.
3. weniger Emails erhalten
hier empfehle ich 2 Strategien: einen Absenderfilter einbauen, um möglichst wenige neue Konversationen zu beginnen, und mehr Arbeit auf deiner Seite hineinzustecken, um Konversationen möglichst schnell zu beenden.
Absenderfilter
Es ist eine ziemlich schlechte Idee irgendwo öffentlich eine private Emailadresse anzugeben. Sobald die Menge der Leute steigt, die dich erreichen wollen könnten, wirst du geradezu in einer Flut von Emails ertrinken.
Stattdessen solltest du gleich dort die Absender sich selbst filtern lassen und bestimmte Korrespondenz direkt an andere Verantwortliche weiterleiten. Lediglich spezifische Emailadressen für ganz bestimmte Anfragen sind erlaubt und das solltest du auch genau so dazu schreiben. An dieser Stelle kannst du auch gleich die Erwartung auf eine Antwort eliminieren, was dir sehr zu gute kommen wird.
Und plötzlich werden die Leute sich zweimal überlegen, ob sie wirklich eine Anfrage haben, die in das beschriebene Schema passt.
So erhältst du deutlich weniger Emails. Und auch wenn du vielleicht die eine oder andere interessante Information erhältst, ist dieser Schritt eindeutig gerechtfertigt. Wie gesagt: du musst kleine, schlechte Dinge riskieren, damit große, gute Realität werden können. Und das geht nur, wenn du Zeit dafür hast.
mehr Arbeit auf deiner Seite
Dieser Schritt ist vielleicht ein bisschen kontra-intuitiv. Anstatt weniger Zeit für einzelne Emails zu verwenden, verbrauchst du plötzlich mehr. Sobald du aber mal ein bisschen darüber nachdenkst, wirst du erkennen, warum das trotzdem sinnvoll ist:
Durch die richtigen Vorüberlegungen, kannst du die Menge der Emails, die zu dir zurückkommen deutlich reduzieren. Sehr viel Emailkommunikation besteht aus einem endlosen hin und her schicken einzelner Sätze, bis endlich ein Konsens gefunden wurde. Und wenn du das umgehen kannst, hast du plötzlich viel weniger Emails, die deine Zeit beanspruchen. Du investierst zwar mehr Zeit pro Mail, hast aber dadurch deutlich weniger Mails überhaupt zu beantworten.
Und wie genau geht das?
Überlege dir bei jeder Email, auf die du antwortest oder die du komplett neu verfasst, einen Prozess, der das Problem, möglichst schnell löst.
Anstatt offene Fragen zu stellen, schicke spezifische, mit der Information, dass du die Sache mit der Antwort der anderen Person als abgeschlossen ansiehst. Dann musst du auch kein Danke wieder zurück schicken.
Anstatt zu schreiben „wann hast du Zeit?“ schicke 3 verschiedene Termine und definiere die Antwort der anderen Person als definitive Bestätigung. Außer, wenn alle 3 Termine nicht passen, in welchem Fall sie dann wiederum Termine schreiben soll, die ihr besser liegen.
Überlege dir einen funktionierenden Prozess. Er muss nicht kompliziert sein, aber sollte eben möglichst alle Rückfragen schon im Vorhinein klären und alle Nachbestätigungen komplett eliminieren.
Auch das wird die Menge der Emails deutlich reduzieren, mit denen du dich herumschlagen musst. Hurra.
Also weniger Emails, von denen du weniger beantwortest und die du seltener überprüfst = „Emailaufwand reduzieren“ erfolgreich abgeschlossen.