Schlagwort: wichtige Verhaltensweisen

Beschäftigt aussehen ist eine weit verbreitete Verhaltensweise in unserer modernen Arbeitswelt. Instinktiv will man damit das Bild abgeben, dass man einiges arbeitet und produktiv vorankommt. Und vor allem kann man dann nicht noch weitere Aufgaben übernehmen, die unweigerlich auf einen zu kommen werden. „Könntest du das bitte schnell für mich machen?“, „Könntest du mir hierbei helfen?“ – „Ja“ ist aber trotzdem immer noch die Standardantwort. Man will ja auch helfen. Aber kommt man während all diesem beschäftigt-Getue mit seiner Arbeit voran? Erledigt man die wichtigsten Dinge? Oder wählt man lieber die Aktivitäten aus, die sich am besten für das beschäftigt aussehen eignen? Das kann nämlich durchaus ein Unterschied sein.

Sobald du aber die viel bessere Verhaltensweise der klaren Priorität erlernt hast, also mit Fokus die allerwichtigste Aufgabe abzuschließen, dann die nächste, sollte sich das obige Szenario in Luft auflösen. Sobald du das kannst, wirst du nämlich gelegentlich auch Aufgaben mit „Nein“ beantworten können. Die Arbeitslast wird erträglich, du machst die wichtigsten Dinge zuerst. Und gleichzeitig hat sich an deinem Bild nach Außen nicht viel geändert. Vielmehr wirkst du jetzt sogar noch viel beschäftigter, seit du auch gelegentlich eine Bitte um deine Zeit ablehnst. Du schlägst also zwei Fliegen mit einer Klappe: du bist tatsächlich produktiv und wirkst gleichzeitig auch noch beschäftigt. Nur nach dem zweiten zu streben ist einfach falsch.

der Standardzustand

Die allerwenigsten machen das ja überhaupt absichtlich. Es ist einfach ein Nebeneffekt verschiedener anderer unpraktischer Arbeitshaltungen. Jeder kennt das: Mit der Zeit häufen sich eine Menge ToDos an, die alle abgearbeitet werden sollen. Am besten noch gestern. Wie behält man da den Überblick, was wirklich wichtig ist? Wie entscheidet man, was zuerst erledigt werden soll? Am einfachsten geht es da doch einfach, sich um die Dinge in der Reihenfolge zu kümmern, wie sie auftauchen bzw. auf der Liste stehen. Neue Sachen werden entweder sofort gemacht (auf bitte vom Chef) oder unten drunter geschrieben. Und dann rennt man los. So schnell wie möglich die Punkte abarbeiten. Andauernd von einer Aufgabe zu einer völlig anderen springen. An verschiedenen Punkten noch weitere Informationen einholen. Etc. Man ist ziemlich gestresst. Ich schlage eine andere Verhaltensweise vor.

Priorität finden

Wenn deine Arbeit nicht tatsächlich im kopflosen abarbeiten einer großen Liste besteht, würde es dir gut tun, „vor dem Arbeitsbeginn“ (das ist eindeutig auch schon Arbeit) ein bisschen Zeit in die Planung zu investieren. Geh nochmal gründlich deine Liste durch: Was ist besonders wichtig? Welche Projekte stehen zur Zeit an, die weitergeführt werden sollten, aber vielleicht gar nicht aufgeführt wurden? Welche Sachen können weggelassen werden, ohne dass etwas schlimmes passiert? Welche Aufgaben werden dadurch einfacher, dass zuerst etwas andere erledigt wurde? Solche Fragen bringen schon einiges an Klarheit.

Wie könnten die Aufgaben in Gruppen sehr ähnlicher Arbeitsschritte zusammengefasst werden? Wenn du diese Dinge gebündelt erledigst, sparst du einiges an Zeit, weil du nicht zwischen verschiedenen Arbeitsmodi wechseln musst. Du sparst dir den Wechsel-Zeitverlust zwischen zwei sehr unterschiedlichen Aufgaben und kannst vielleicht sogar Schritte zusammenfassen und nur einmal machen, die du sonst hättest doppelt machen müssen. Auch das kann deutlich dabei helfen die Klarheit zu steigern.

Nach dieser Übung sollte deine ToDo-Liste ganz anders aussehen: Anstatt einer Langen Liste, die einfach abgearbeitet wird, hast du jetzt verschiedene Aufgabengruppen, mit einer unterschiedlichen Priorität. Daraus wählst du jetzt die wichtigste aus, und dann arbeitest du mit Fokus.

mit Fokus arbeiten

Fokus bedeutet, dass du dich jetzt nur auf diese eine Sache konzentrierst. Alle anderen Überlegungen und Anfragen nach deiner Zeit werden ausgeblendet und abgelehnt bzw. auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. (Unten auf die ToDo-Liste schreiben ;)) Vollkommene Konzentration alleine bringt schon einen deutlichen Produktivitätsboost. Aber jetzt musst du dir noch nicht mal Sorgen machen, dass es etwas anderes gibt, das du viel dringender machen solltest. Du kannst dir sicher sein: Was du gerade machst, ist das wichtigste, was du mit deiner Zeit anfangen kannst. Das bringt dir innere Ruhe. Der Stress lässt nach und du kannst die Aufgaben so gut wie möglich abarbeiten – vorher warst du immer mental nicht ganz bei der Sache.

Und ganz nebenbei wirkst du dabei noch beschäftigter als vorher. Du liest sicherlich keine Emails. Alle persönlichen Bitten werden auf später verschoben. Wer sich so verhält, ist eindeutig beschäftigt.

Je besser du diese Priorisierung hinbekommst, desto häufiger wird es übrigens passieren, dass du auch mal mehrere Stunden am Stück an einer Aufgabengruppe sitzt. In einer solch langen Zeitspanne, kann man unglaublich viel erreichen. Die Frage ist nur, ob du dich auch so lange konzentrieren kannst! Keine Sorge. Das ist nur eine Frage der Übung.

Konzentrationseinheiten anordnen

Jetzt kommen wir eindeutig schon in das Gefilde der Optimierung. Bist du ein Morgenmensch oder ein Abendmensch? Je nachdem entscheidet sich, wo am Tag du dein Leistungsmaximum hast. Hierhin solltest du natürlich die allerwichtigste Aufgabe legen. Ich als Morgenmensch habe also den Vorteil die allerwichtigste Aufgabe gleich als erstes erledigen zu sollen. Außerdem hat man meist auch noch ein zweites Leistungshoch. Zum Beispiel am Nachmittag, etwas nach dem Mittagessen. Hier kann man dann auch nochmal einen großen Arbeitsblock hinlegen. Und in den Lücken dazwischen (je kleiner sie sind, desto besser bist du bereits in der Priorisierung und Gruppierung) ist dann noch Platz für ein paar Kleinigkeiten. Hier entscheidest du am besten einfach spontan, was du schnell erledigen willst, bis der nächste große Arbeitsblock beginnt.

Termine mit sich selbst

Sobald du es schaffst die eben beschriebenen Tipps anzuwenden, wie man am besten seine Aufgaben auf den Tag verteilen soll, bist du schon ziemlich weit. Noch besser wird das dann, sobald du in deinen Kalender Termine für diese Aufgaben einträgst. So verpflichtest du dich selbst dazu, sie tatsächlich zu erledigen. Und kommunizierst an andere, dass du gerade keine Zeit hast. Wann? Am besten am Tag vorher. Am selben Tag ist eine schlechte Idee und je früher man es festlegt, desto unflexibler ist man.

All das sind dann aber nur zusätzliche Boni. Der wahre Sprung nach vorne kommt, sobald du aufhörst einfach nur produktiv zu sein und stattdessen mit Fokus auf der wichtigsten Sache, die es zu erledigen gibt, zu arbeiten. Dadurch kommst du mit den wichtigen Dingen viel schneller voran und kannst inneren Frieden genießen, während du arbeitest. Das letzte alleine ist schon einiges Wert. Wirst du dich darum bemühen, dein eigenes Verhalten entsprechend anzupassen?

Wenn man mal darüber nachdenkt, ergibt es durchaus Sinn. Eine Familie ist ein riesiges Projekt, das schnell im Chaos verfällt, wenn niemand ein bisschen nach dem Rechten sieht. Eltern nehmen diese Rolle natürlich schon instinktiv an, aber was passiert, sobald sie sie bewusst wählen? Was passiert, wenn Eltern Manager der Familie sind oder sich zumindest genau so verhalten? Ihnen öffnen sich wunderbare Möglichkeiten von allen beteiligten die erwünschte Leistung einzutreiben, Probleme zielgerichtet zu beheben, ihre Kinder angemessen aufs Leben vorzubereiten. Man überträgt dafür einfach nur Verhaltensweisen aus dem Management auf einen Haushalt, eine Familie. Traust du dich, das mal auszuprobieren?

Warum Eltern Manager (im Privaten) sein müssen weiterlesen

Meeting mit mir selbst klingt ziemlich Paradox. Trifft man sich dabei nicht normalerweise mit mindestens einer weiteren Person, um (wichtige) Dinge zu besprechen? Solche Meetings werden veranstaltet, sodass alle Beteiligten zur selben Zeit anwesend sind und sich um dieselben Probleme kümmern, die selben Ziele formulieren wollen. Es geht um die Koordination der Zusammenarbeit. Aber man selbst ist doch sowieso immer mit sich selbst im selben Raum, denkt die selben Gedanken wie man selbst, verfolgt die selben Ziele, führt vielleicht sogar mit sich selbst Zwiegespräche, wenn man die Vor- und Nachteile einer bestimmten Handlung abwägt. Wofür braucht man dann noch ein offizielles Meeting? Ganz einfach: es geht um die Imitation einer bestimmten Praxis, die in ihrer ursprünglichen Anwendung sehr erstrebenswerte Effekte erzielt:

Was bringt ein Meeting mit mir selbst? weiterlesen

Nach den leichter verdaulichen Ratschlägen des Wiederholungen Vermeidens und kurz Haltens, kommen wir heute zu einem Konversationen-verbessernden Tipp, der allgemeiner Meinung deutlich entgegen steht und gleichzeitig aber trotzdem am besten wissenschaftlich belegt ist. Es geht um folgende Situation: Jemandem geht es offensichtlich nicht so gut, er möchte darüber reden. Du erklärst dich bereit und steuerst sogar eine Geschichte über eine ähnliche Situation bei, in der du dich mal befunden hast, damit er sich besser fühlt.

Was passiert jetzt? Der andere nimmt das ganze irgendwie nicht so auf, wie du es beabsichtigt hast. Sobald du das bemerken kannst, bist du schon auf dem Weg der Besserung. Deine eigene Geschichte zu erzählen ist nämlich in den allermeisten Fällen nicht gerade das beste, was du machen kannst. Es gibt andere Optionen, wie du in dieser Situation helfen kannst. Deine Erfahrungen zählen meistens nicht dazu. Warum ist das so? Um das zu verstehen, müssen wir derartige Situationen noch mal genauer anschauen. Du musst erkennen, was hier wirklich passiert, um zu verstehen, warum die Standardverhaltensweise hier nicht angebracht ist. Gleichzeitig wirst du dann auch beurteilen können, welche anderen Optionen dir offen stehen, und warum sie besser sind. Bereit?

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h2>Solltest du das mit deinen Erfahrungen vergleichen?

Wir beginnen erneut in der Situation von vorhin: Jemandem geht es nicht so gut, er möchte darüber reden. Aber bevor wir jetzt dazu übergehen, was du machen kannst, müssen wir erst mal verstehen, was hier überhaupt gebraucht wird.

Die weit verbreitete Verhaltensweise eine eigene, ähnliche Geschichte zu erzählen, sodass der andere weiß, dass man ihn versteht und er nicht alleine ist, ist es nun mal einfach nicht. Das Problem ist klar. Es ist nun mal ganz und gar nicht das gleiche. Jeder hat seine eigene subjektive Sicht auf die Welt. Und bei solchen emotionsgeladenen Themen, kann man die Differenzen zwischen solchen Erzählungen und der eigenen Erfahrung nicht einfach übersehen. Ihnen kommt plötzlich eine monumentale Bedeutung zu. Solange die Person, die trösten möchte, von ihren eigenen Erfahrungen spricht, kann sie niemals wirklich verstehen. Sie ist im Kopf gerade bei sich selbst. Das wird die Person, der man eigentlich helfen wollte, aus einem ganz einfachen Grund verärgern: Es geht nicht mehr um sie, sondern um dich:

Wie Unterhaltungen funktionieren

Das ist etwas, dessen man sich auf jeden Fall bewusst werden sollte. Unterhaltungen sind ein ständiges Austauschen von Aufmerksamkeit. Mal spricht hauptsächlich die eine Person, die andere hört zu, dann tauschen die Rollen. (Und dann wieder und wieder und wieder.) Das passiert übrigens nicht sobald der Sprecher wechselt, sondern vor allem durch eine Sorte Aussage, die auch Shift-Response genannt wird. Dabei lenkt man die Aufmerksamkeit der Unterhaltung von jemand anderen auf sich selbst. Normalerweise ist das auch völlig in Ordnung. Nur manche Personen verlangen ein ungesundes Maß an Aufmerksamkeit auf ihrer eigenen Person.

In diesem Spezialfall, den wir aktuell betrachten, ist allerdings etwas anders. Statt eine normale Unterhaltung zu führen, braucht die Person in der nervenaufreibenden Situation etwas anderes: einen aufmerksamen Zuhörer. Sie möchte sich nicht mit dir Unterhalten, sie möchte, dass du zuhörst. Und genau das solltest du auch machen.

Das richtige Verhalten

Spare dir deine eigenen Geschichten in dieser Situation einfach komplett. Du wirst mehr als genug Zeit haben, sie in normalen Unterhaltungen zum Besten zu geben. Jetzt wird von dir etwas anderes verlangt: aufmerksam zuhören, den anderen ermutigen weiter zureden, Zeit in diese Beziehung zu investieren.

Das gibt dem anderen die Möglichkeit das Geschehene zu verarbeiten, indem er darüber redet. Er redet sich seine Sorgen von der Seele und betrachtet schließlich die Situation aus verschiedenen Blickwinkeln. Er kann vielleicht mit einzelnen Aspekten abschließen und kommt vor allem zu ganz neuen Erkenntnissen. Es kann dir durchaus passieren, dass dir am Ende einer solchen Herz-Ausschüttung für deine tollen Ratschläge gedankt wird – obwohl du gar keine beigesteuert hast.

Und das solltest du auch gar nicht. Wie gesagt: deine Aufgabe ist jetzt zuzuhören. Dann hast du vielleicht sogar die Chance den anderen tatsächlich zu verstehen. (Was du ursprünglich demonstrieren wolltest, als du versucht warst deine eigene Geschichte zum besten zu geben.) Das ist schließlich die wahre Macht von aktivem Zuhören. Du solltest es in viel mehr Situationen anwenden, als dieser speziellen, wenn du geradezu dazu gezwungen wirst. Du kannst auf diese Weise viel über die Welt lernen: die Sichtweisen anderer Menschen verstehen, ihre zwischenmenschlichen Beziehungen, was sie aktuell beschäftigt. Und dieses Verständnis kann dich sehr weit bringen. Du solltest es auf keinen Fall belächeln. Wie immer gilt schließlich auch hier: Sobald du es einmal erlebt hast, wirst du nicht mehr darauf verzichten wollen.

Der erlaubte Rahmen

Wie immer gibt es natürlich auch hier Ausnahmen. Wenn von dir zum Beispiel mehr verlangt wird, als nur zuzuhören, wirst du irgendwann danach gefragt werden. Dann darfst du Ratschläge geben (falls du danach gefragt wurdest). Dann darfst du eigene Erfahrungen nacherzählen (falls du danach gefragt wurdest). Wenn du ganz sicher sein willst, dass dir eine derartige Gelegenheit dem anderen noch mehr als nur durch Zuhören zu helfen nicht entgeht, kannst du ja am Anfang der Interaktion ausdrücklich danach fragen, was von dir erwartet wird. Sollst du nur Zuhörer sein, oder vielleicht Mentor oder Vergleichsobjekt? Sobald die Erwartungen ausgesprochen wurden, kannst du sie auch nicht aus Versehen enttäuschen.

Aber hierbei kannst du mir getrost vertrauen: Du wirst nur sehr selten überhaupt mehr machen müssen als nur zuzuhören. Mit einem aktiven Zuhörer über so aufrüttelnde Ereignisse zu sprechen ist in sich selbst schon eine unglaublich therapeutische Erfahrung. Ein Psychotherapeut würde oft auch nicht mehr machen, als zuzuhören und vielleicht mit gezielten Fragen die Konversation in eine noch produktivere Richtung zu lenken. (Das heißt allerdings nicht, dass du dich als Psychotherapeut sehen solltest. Dein Job ist klar: aktiv zuhören, weil es so hilfreich ist, sich seine Sorgen von der Seele zu reden.)

Hoffentlich verstehst du jetzt, warum es ungünstig ist in solchen Situationen von der eigenen Erfahrung zu sprechen. Anstatt dem anderen die Möglichkeit zu geben das Geschehene zu verarbeiten, lenkt man den Fokus des Gesprächs auf sich selbst und eine Geschichte, die gar nicht mit den Erlebnissen der anderen Person übereinstimmen kann. Es ist nun mal nicht das Gleiche. Man kann keine Erfahrungen vergleichen! (Zumindest nicht in einem solchen seelischen Zustand.)

Ob man sich bei etwas kurz halten kann oder nicht, ist ganz alleine eine Frage des Denkaufwands, den man vorher in die Sache hineingesteckt hat. Einfach die erstbesten Dinge zu sagen, die einem in den Kopf kommen, ist natürlich einfacherer und dauert eben länger. Aber kann man das seinen Zuhörern wirklich antun? Wer auch immer sich anhören muss, was man zu sagen hat, würde eindeutig davon profitieren, wenn du seine Zeit nicht verschwenden würdest. Bei einem solchen Verhalten ist es doch kein Wunder, dass du sehr schnell seine Aufmerksamkeit verlierst und die Effektivität den Bach runter geht. Wenn man dann trotzdem noch schafft, die Dinge rüber zu bringen wegen denen man ursprünglich begonnen hat zu reden, ist das ein wahres Wunder und eindeutig nicht dem Sprecher zuzuschreiben.

Aber so muss es nicht sein. Jeder kann lernen sich kurz zu fassen und es gibt eindeutig mehr als genug gute Gründe dafür. Nicht nur deine Gesprächspartner sondern vor allem du wirst von dem Aufwand profitieren, den du dafür vorher investieren musst. Wenn du einmal einen Geschmack dieser Auswirkungen bekommen hast und sie tatsächlich den Bemühungen des Kurz-Haltens zuordnen kannst, wirst du nicht mehr damit aufhören können. Also beginne jetzt damit deine schlechten Gewohnheiten zu durchbrechen und dir selbst neue Verhaltensweisen anzutrainieren, die dich im Leben viel weiter bringen können.

Warum man sich immer kurz halten sollte weiterlesen